Werkstudierende(r) gesucht! Executive Assistant, Operations Manager (m/w/d) - Köln

Ich suche eine persönliche Assistenz, die meine Unternehmensgruppe (Bildungsträger, Immobilien, Beteiligungen) administrativ zusammenhält. Sie sind meine vertrauensvolle rechte Hand, Finanz-Controller und Immobilien-Verwalter in einem.

Ihre Aufgaben - Vielfältig & Anspruchsvoll:

Finanzen & Controlling:

• Vorbereitende Buchhaltung für alle Firmen (Belege digitalisieren, vorkontieren).

• Erstellung der monatlichen Rechnungen an Agenturen und Jobcenter (höchste Sorgfalt nötig!).

• Vorbereitung/Durchführung der Umsatzsteuervoranmeldungen.

• Prüfung der Stundenzettel der Mitarbeiter und Vorbereitung der Lohnabrechnung.

Qualitätsmanagement AZAV:

• Sie kontrollieren die Dokumentation unserer Coaches auf Vollständigkeit (Revisionssicherheit). Sie sind die letzte Hürde, bevor eine Akte geschlossen wird.

Immobilienverwaltung:

• Erstellung von Nebenkostenabrechnungen.

• Koordination von Handwerkern und Wahrnehmung von Besichtigungsterminen bei Mieterwechseln.

Office & Persönliches:

• Management meines Kalenders und E-Mail-Postfachs.

• Präsenz im Büro Brühl (ca. 2x die Woche): Nach dem Rechten sehen, Post bearbeiten.

• Gezielte Besorgungen und private Entlastung der Geschäftsführung.

Wir bieten:

• Eine echte Vertrauensposition mit tiefer Einsicht in das Unternehmertum.

• Hohe Digitalisierung (Microsoft 365, Lexoffice, SharePoint).

• Flexible Zeiteinteilung (außer bei festen Terminen).

Haben Sie Lust auf die Herausforderung? Dann schicken Sie mir keine 08/15-Bewerbungsmappe. Schreiben Sie mir eine Nachricht/E-Mail (gerne auch kurz und knackig), warum Sie genau die/der Richtige für diese vertrauensvolle Position sind, und fügen Sie Ihren Lebenslauf bei.