Event-Koordination: A Cappella Wettbewerb März 2026, Wuppertal (bzw. online) - Köln

Überblick:

BinG! Barbershop in Germany e.V. richtet in regelmäßigen Abständen Quartett- und Chorwettbewerbe für Barbershop-Ensembles aus. Hierunter zählen auch die Deutschen Barbershop Meisterschaften der Chöre und Meisterschaften der Quartette, welche in der Regel alle zwei Jahre im Rahmen des Barbershop Musikfestivals stattfinden. Das nächste Barbershop Musikfestival (BMF) findet vom 12. bis 15. März 2026 in der Historischen Stadthalle Wuppertal statt. Dieses Mal werden ebenfalls wieder die Barbershop World Mixed ausgetragen, der internationale Wettbewerb der gemischt singenden Barbershop-Ensembles in den Kategorien Chöre und Quartette: https://www.barbershop.de/de/page/bmf2026  Nachdem der Vorstand das BMF 2024 selbst organisiert hat, suchen wir eine ProjektkoordinatorIn für 2026. Wir erwarten ca. 1.400 TeilnehmerInnen – davon ca. 1.200 SängerInnen aus der ganzen Welt und 200 BesucherInnen.

Als Event-KoordinatorIn bist Du verantwortlich für die Koordination des Eventprozesses und übernimmst die Steuerung des Kernteams von Freiwilligen gemeinsam mit dem ehrenamtlichen Kern-Vorstandsteam (Vorsitzende, Finanzvorständin, Geschäftsführerin). Du bist die Schnittstelle zum 5-köpfigen Vorstand für alle Entscheidungen, die nicht im Team getroffen werden können. Im Kern-Vorstandsteam treffen wir uns 14-täglich (idealerweise dienstags) abends zwischen 19-21 Uhr, um den Projektfortschritt und anstehende Entscheidungen abzustimmen.

Du arbeitest eng mit den verschiedenen Bereichen wie Marketing, Ticketing, Hotels, Reiseplanung und Technik zusammen, um ein reibungsloses und erfolgreiches Event durchzuführen. Das Kern-Team und die Teammitglieder in den Teilbereichen arbeiten hauptsächlich ehrenamtlich, und bringen sehr viel Erfahrung aus den vergangenen Events mit.

Deine Aufgaben umfassen außerdem die Projektplanung und -durchführung, das Budgetmanagement sowie die Kommunikation mit externen Partnern und Dienstleistern.

Aktuelle Abläufe und Kontakte aus den Vorjahren werden zur Verfügung gestellt. Das Projekt wurde mit einer hauptberuflichen Projektleitung gestartet, die die Aufgabe aus persönlichen Gründen niederlegen musste. Auf den bereits erstellten Projektplan und das Budget kann vollumfänglich zurückgegriffen werden.

Aufgaben: 

• Leitung des Kern-Teams: Koordination und Kommunikation mit den Teilbereichen Marketing, Ticketing, Hotels, Reiseplanung und Technik und mit der hauptamtlichen Leiterin der Geschäftsstelle.
• Projektplanung und -koordination: Erstellung und Überwachung des Projekt-Terminplans, Koordination der Aufgaben und Meilensteine, Schnittstellenkoordination mit dem Vorstand und den Teams
• Kommunikation mit externen Partnern: Verantwortung für die Kommunikation mit der Event-Location, externen Dienstleistern und weiteren Partnern.
• Projektplanmanagement: Erstellung und Überwachung des Projektplans sowie kontinuierliche Aufgabenüberwachung.
• Ansprechperson während der Veranstaltung: Operative Ansprechperson für alle eventbezogenen Themen und Koordination der internen und externen Teams.
• Raumbelegungsplan: Erstellung und Überwachung der Raumbelegungspläne für die Veranstaltung. Die Ablaufplanung hierfür ist bereits erstellt.
• Budget- und Finanzmanagement: Weiterentwicklung des Finanzplans (Volumen ca. 150.000 €), Überwachung des Budgets und Koordination von Angeboten, Rechnungen und Zahlungen, Abstimmung mit der Finanzvorständin bezüglich Anschaffungen und Zahlungen im Rahmen des Events.
• GEMA-Meldung
• Fördermittelanträge: Sammlung von Verwendungsnachweise und Erstellung der Endabrechnung für einen bereits eingereichten Förderantrag (10.000 €)