Assistenz (m/w/d) für das Präsidialbüro der Universität Koblenz - Koblenz

Universität Koblenz

Raum Koblenz

Dein Job

Die Stelle hat einen Umfang von 75% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit, derzeit 29,25 Stunden. Die Arbeitszeit soll von Montag bis Donnerstag erbracht werden.

Ihr Aufgabenbereich

Allgemeine Sekretariatsarbeiten, u. a.

Sichtung, Zuordnung und Weiterleitung eingehender Post
Selektion und Priorisierung von Informationen
Wiedervorlage und Aktenführung
Abstimmung von Terminen und Vorgängen, Terminüberwachung
Besucherempfang, auch in englischer Sprache
Kontaktpflege
Organisation von Reisen und Tagungen

Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, u. a.

Organisation von universitären Veranstaltungen
Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung außeruniversitärer Veranstaltungen
Sitzungsdienst
Verwaltung und Überwachung des Etats des Präsidiums
Erledigung von anfallenden Schreibarbeiten, inkl. des Mitwirkens bei der Formulierung von Grußworten u. ä

Dein Profil

Abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büroberuf (z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
Sehr gute büro- und schreibtechnische Qualifikationen
Hohes Maß an schriftlicher und mündlicher Sprachkompetenz
Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Paket, E-Mail usw.)
Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
Organisationstalent, Verhandlungsgeschick und eigenständige Arbeitsweise
Belastbarkeit, Flexibilität, Diskretion und Loyalität
Sicheres Auftreten und sehr gute Umgangsformen