Studierende:r Angestellte:r im Bereich Fakultätsverwaltung EW und Graduiertenschule EW - 20h / Woche - Hamburg

Die Fakultätsverwaltung Personal und Finanzen/ Ressourcenmanagement der Fakultät für Erziehungswissenschaft der Universität Hamburg unterstützt bei Einstellungen sowie Weiterbeschäftigungen von Personal und ist verantwortlich für die finanziellen Angelegenheiten der Fakultät (Planung, Zuweisung, Controlling und Beratung). Die Graduiertenschule unterstützt die Fakultät bei der Schaffung von Qualitätsstandards für Promotionen.

Für beide Bereiche suchen wir schnellstmöglich Unterstützung im Umfang von 20 Stunden die Woche (für die Fakultätsverwaltung im Umfang von 75%, für die Graduiertenschule 25%). Die Vergütung richtet sich nach dem Tarif der Länder für den öffentlichen Dienst (TV-L Entgeltgruppe 2).

Aufgabenbeschreibung:

Fakultätsverwaltung: Finanzen & Personalmanagement (75 %)

• Finanzwesen & Abrechnungen:
  • Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung, Vorbereitung von Kassenanordnungen und Gebührenbescheiden sowie Überwachung von Zahlungseingängen.
  • Zuarbeit bei der Mittel- und Budgetkontrolle (z. B. Tutorenmittel, Exkursionen, Lehrauftragseinzahlungen/Rückstellungen) und Korrektur von Buchungen.
• Personalverwaltung, inklusive Lehrauftragsmanagement:
  • Zuarbeit bei allen Stellenbesetzungsvorgängen inklusive Dokumentation und Ablage
  • Zuarbeit bei der Erstellung, Änderung und Pflege von Lehrauftragsunterlagen, Personalakten und B-Kennungen.
  • Vorbereitung von Auszahlungen, Unterlagen sowie Bescheinigungen und allgemeinen Statistiken.
  • Unterstützung bei der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Nebentätigkeitsgenehmigungen.

Graduiertenschule (25 %)

• Verwaltung & Organisation:
  • Erstellung und Prüfung von Listen, Verteilern und Standardkorrespondenz nach Vorgabe.
  • Aufbereitung und Sortierung von Unterlagen, Informationsmaterialien sowie allgemeinen Post- und Botendiensten.
• Veranstaltungs- & Bürounterstützung:
  • Assistenz bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen.
  • Allgemeine Büro- und Ordnungsarbeiten (u. a. Materialbestellung, Pflege von Aushängen und Erstauskunft bei Standardanfragen).

Fähigkeiten und Voraussetzungen:

• Du möchtest einen Einblick in die Verwaltung der Fakultät für Erziehungswissenschaft erhalten und behältst bei Zahlen und Tabellen den Überblick
• Du bist eingeschrieben an einer Hamburger Hochschule und studierst noch mindestens 3 Semester (BA, MA, Staatsexamen)
• Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Du arbeitest zuverlässig, sorgfältig und gut im Team
• Du kannst mit digitalen Tools umgehen oder dich schnell neu einfinden und hast sehr gute EDV-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, CMS)