Verwaltungsassistenz / Projektadministration Innovationscampus Sicherheit und Verteidigung (m/w/d) - Stuttgart

An der Universität Stuttgart entsteht der Innovationscampus Sicherheit und Verteidigung. Für den Aufbau und Betrieb suchen wir im Transfercenter TRACES zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Verwaltungsassistenz / Projektadministration mit 50 % Beschäftigungsumfang, befristet bis zum 31.12.2028. Eine dauerhafte Etablierung des Innovationscampus wird angestrebt. Ziel des Innovationscampus ist es, die wissenschaftlichen, technologischen und industriellen Kompetenzen Baden-Württembergs im Bereich Sicherheit und Verteidigung zu vernetzen, strategisch zu bündeln und in ein leistungsfähiges, europaweit sichtbares Innovationsökosystem zu überführen. Im Mittelpunkt steht die enge Verzahnung exzellenter, anwendungsorientierter Grundlagenforschung mit schnellen, verantwortungsbewussten Transferprozessen.

Ihre Aufgaben

Projekt- und Drittmitteladministration

·        Administrative Begleitung des Innovationscampus über alle Projektphasen hinweg

·        Unterstützung bei der Bewirtschaftung von Landes- und Drittmitteln (z. B. EFRE)

·        Vorbereitung und Nachverfolgung von Mittelabrufen, Budgetübersichten und Verwendungsnachweisen

·        Pflege projektbezogener Dokumentationen und Ablagestrukturen

Organisations- und Prozessunterstützung

·        Administrative Unterstützung der Campus-Leitung und der Koordination

·        Vorbereitung und Organisation von Gremiensitzungen (z. B. Beirat, Workshops, Vernetzungstreffen)

·        Termin-, Reise- und Veranstaltungsorganisation inklusive Reisekostenabrechnung

·        Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Ministerien, Hochschulen, Forschungseinrichtungen und externen Partnern

Personal- und Vertragsadministration

·        Unterstützung bei Einstellungsprozessen (wissenschaftliches und nichtwissenschaftliches Personal, Hilfskräfte)

·        Verwaltung projektbezogener Personalvorgänge

·        Administrative Abwicklung von Kooperations- und Dienstleistungsverträgen

Ihr Profil

·        Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung

·        Mehrjährige Erfahrung in administrativen Tätigkeiten, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsumfeld

·        Sehr gute Organisations- und Strukturierungsfähigkeit — auch dann, wenn in einer Aufbauphase mehrere Dinge gleichzeitig in Bewegung sind

·        Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel

·        Sorgfältige, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise

·        Idealerweise Erfahrung in der Verwaltung von Drittmittelprojekten sowie Kenntnisse universitärer Verwaltungsprozesse

·        Von Vorteil sind SAP-Kenntnisse und Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Partnern

Was wir bieten

·        Eine verantwortungsvolle Tätigkeit im Aufbau eines landesweit sichtbaren Innovationscampus

·        Eine abwechslungsreiche Aufgabe an der Schnittstelle von Wissenschaft, Transfer, Industrie und Politik

·        Ein engagiertes und kollegiales Arbeitsumfeld im Transfercenter TRACES der Universität Stuttgart

·        Klare Zuständigkeiten bei gleichzeitigem Gestaltungsspielraum in einer dynamischen Aufbauphase

·        Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten im Rahmen der universitären Regelungen

·        Vergütung nach TV-L E6–E9 je nach Qualifikation und Erfahrung

Haben Sie Interesse?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen als PDF bis zum 18.06.2026 unter dem Stichwort „Administration Innovationscampus Sicherheit und Verteidigung" an:

Dr. Rubina Zern-Breuer, Transfercenter TRACES, Universität Stuttgart, Emailadresse: bewerbungen@traces.uni-stuttgart.de

Für Rückfragen erreichen Sie uns unter derselben Adresse.

Die Universität Stuttgart möchte den Anteil von Frauen erhöhen und fordert qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit internationalem Hintergrund sind ausdrücklich willkommen. Informationen zum Umgang mit Ihren Bewerbungsdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität Stuttgart.