Verwaltungsangestellte / kaufmännischen Angestellte:n (m/w/d) E6-9 TV-L (50% einer Vollzeitbeschäftigung) - Stuttgart
Dein Job
Der Institutsverbund Informatik der Universität Stuttgart ist ein Zusammenschluss von 7 Instituten mit insg. 20 Abteilungen im Bereich der Informatik. Die Geschäftsleitung des Institutsverbundes ist zuständig für die Verwaltung in den Bereichen Budget (inkl. Buchhaltung), Personal und Drittmittel der 18 Professoren und Juniorprofessoren mit ihren ca. 200 Mitarbeitern.
Die Geschäftsleitung betreut aktuell mehrere nationale und internationale Projekte (z.B. DFG, BW, BMBF, BMWi, EU, Industrie-Projekte, eine fakultätsweite Graduiertenschule, universitätsweit angelegte Großprojekte, etc.) und sucht ab 01.04.2026, bzw. bald möglichst eine/einen
Verwaltungsangestellte:n / kaufmännischen Angestellte:n (m/w/d)
(EG 9 TV-L, 50% einer Vollzeitbeschäftigung)
in Teilzeit (19,75 Std./Woche) zu besetzen. Befristet kann die Stelle auf bis zu 100% einer Vollzeitstelle (39,5 Std./Woche) aufgestockt werden.
Ihre abwechslungsreichen Aufgaben beinhalten:
Finanzbuchhaltung für die 20 Abteilungen des Institutsverbundes inkl. Inventarisierung, Prüfung und Abwicklung des Bestell- und Rechnungswesens, Haushaltsüberwachung (auch der Personalbuchungen) in SAP
Verwaltung der Sach- und Reisemittel durchgeführter Projekte und Nachbearbeitung der Reisekostenabrechnungen der ca. 150 - 200 Mitarbeiter
Allgemeine Sekretariatsarbeiten in der Geschäftsleitung des Institutsverbundes, inkl. der Korrespondenz mit in- und ausländischen Geschäftspartnern (in deutscher und englischer Sprache) sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben
Mitwirkung bei Personaleinstellungen, Vertragsverlängerungen und die Betreuung der Mitarbeiter:innen des Institutsverbundes
Verwaltung der Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter (Urlaub / Krankheit)
Korrespondenz mit der Zentralen Verwaltung der Universität und Lieferanten
Dein Profil
Sie arbeiten im kleinen Team und unterstützen die Geschäftsleiterin des Institutsverbundes bei der Abwicklung aller anfallenden Aufgaben. Dafür erwarten wir von Ihnen:
Entsprechende – vorzugsweise kaufmännische - Ausbildung mit gutem Abschluss und nachgewiesene Berufserfahrung auf einer vergleichbaren Stelle sowie Erfahrung in Buchhaltung
sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
gute Kenntnisse zweier weiteren Fremdsprachen
sehr gute Kenntnisse der aktuellen MS-Office-Software
Organisationstalent mit Eigeninitiative, Lernbereitschaft und Flexibilität für die vielfältigen Aufgaben
Terminorientierte, selbständige, pragmatische Arbeitsweise
Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Diskretion und Serviceorientierung
Kommunikationsfähigkeit und Verhandlungsgeschick
ausgeprägte Teamfähigkeit, freundliches und selbstsicheres Auftreten im Umgang mit den Mitarbeitern aus dem akademischen und dem Verwaltungsbereich
Aufgeschlossenheit gegenüber anderen Kulturen und Freude im Umgang mit jungen Menschen verschiedener Nationalitäten
Wir bieten Ihnen
eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team an einer familienfreundlichen, forschungsstarken Universität am Campus Stuttgart-Vaihingen
alle Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes mit einer Jahressonderzahlung und einer Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
Möglichkeit zur Nutzung diverser Angebote der Universität Stuttgart, wie z.B. attraktive Fortbildungsmöglichkeiten
vergünstigtes Job-Ticket und einen Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr und gute Anbindung an den ÖPNV (S-Bahn-Haltestelle Universität)
Wiedereinsteiger*innen oder ggf. Berufswechsler*innen sind herzlich willkommen
Es handelt sich um eine Stelle im nichtwissenschaftlichen Bereich. Die Befristung der Aufstockung ist an die Verfügbarkeit der Drittmittel gebunden und erfolgt befristet gemäß Teilzeit- und Befristungsgesetz. Eine Anstellung nach den Vorschriften des TV-L mit einer Vergütung abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und der daraus resultieren Aufgabenstellung bis TV-L 9b.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie bitte Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnissen in EINER pdf-Datei (max. 15 MB) bis zum 01.02.2026 mit dem Betreff: „Verwaltungsangestellte / kaufmännische Angestellte“ an:
Universität Stuttgart
Institutsverbund Informatik-GL
Frau Dr. Nicole Schönleber und Frau Sophie Schroth
Universitätsstr. 38
70569 Stuttgart
Mail: ivi-personal@informatik.uni-stuttgart.de
Falls Sie uns eine Print-Bewerbung per Post zusenden möchten, beachten Sie bitte, dass keine Rücksendung der Unterlagen erfolgt und diese nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet werden. Bitte senden Sie uns deshalb nur Kopien ohne Plastikhüllen o. ä.; Kosten, die durch die Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen in unserem Haus entstehen, können wir leider nicht erstatten.
Die Universität Stuttgart möchte den Anteil der Frauen erhöhen. Frauen werden deshalb ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung. Informationen zum Umgang mit Bewerberdaten nach Artikel 13 DS-GVO finden Sie unter: https://www.uni-stuttgart.de/datenschutz/bewerbung
Deine Benefits
Stellenmerkmale
Dein Beschäftigungsumfang
Teilzeit (unbefristet)
Dein Gehalt
E9b
Dein Arbeitsplatz:
vor Ort
Dein Büro:
Raum Stuttgart