Teamassistenz (w/m/d) 50% unbefristet - Stuttgart

Universität Stuttgart

Raum Stuttgart

Dein Job

Dein Profil

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen uns in der Rolle als Teamassistenz in allen administrativen Belangen und sind dabei insbesondere verantwortlich für das folgende Aufgabenspektrum:

• Finanzmanagement, Buchhaltung und Controlling (u.a. Budgetkontrolle und              -überwachung, Erstellung von Finanzübersichten für die Abteilungsleitung, Vorbereitung von Umbuchungen, Bestellungs- und Rechnungswesen)

• Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten (u.a. Antragsunterstützung im Bereich der Finanzplanung, Erstellung von Drittmittelanzeigen und Fördermittelunterlagen, Mittelabruf, -verwaltung und -abrechnung, Unterstützung des Berichtswesens an Förderinstitutionen)

• Personaladministration für wissenschaftliche und studentische Mitarbeitende (u.a. Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Vertragsangelegenheiten bei Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsprozessen, Abwicklung von Reisekosten und Aufwandsentschädigungen)

• Koordinative Aufgaben in der Lehre (u.a. Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement im universitätsinternen System C@mpus, Kommunikation mit Praxisschulen im Rahme der fachdidaktischen Ausbildung, Onboarding internationaler Studierender in unseren Lehrveranstaltungen)

• Organisation von Veranstaltungen teamintern und -extern (u.a. jährliche Teamretreats, Projekttreffen, Workshops u.ä.) sowie Betreuung internationaler Projektkooperationen und Gastvortragender

• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben (u.a. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz, Terminorganisation und -koordination, Aktenführung, Pflege von Datenbanken und Webseiten, Beschaffung und Inventarisierung, Korrekturarbeiten)

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement, einem kaufmännischen Beruf, Verwaltungsberuf oder eine vergleichbare Berufsausbildung.

• Sie bringen vertiefte Kenntnisse und Anwendungssicherheit mit gängiger Office-Software (u.a. für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen) sowie im besten Fall auch umfassende Kenntnisse in SAP und Content Management Systemen (z.B. OpenCMS, Typo3, WordPress) mit.

• Sie zeichnen sich aus durch überdurchschnittliches Organisationstalent, nachgewiesen durch eine mehrjährige Berufserfahrung, möglichst in interdisziplinären, internationalen Kontexten.

• Sie bringen ein hohes Maß an Selbständigkeit und Problemlösekompetenz, eine strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Servicebereitschaft sowie eine schnelle Auffassungsgabe und Verantwortungsbewusstsein mit.

• Sie verfügen über eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und haben Freude am Umgang mit Menschen. Dabei zeichnen Sie sich durch Offenheit gegenüber interdisziplinären und interkulturellen Arbeitskontexten aus.

• Neben fließenden deutschen Sprachkenntnissen bringen Sie auch verhandlungssichere Sprachkenntnisse in englischer Sprache mit.

• Sie sind im besten Fall zu einer 5-Tage-Woche mit hoher Büropräsenz bereit, um für unsere Studierenden und unser Team ausreichend ansprechbar zu sein.

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen ein familienfreundliches, internationales Arbeitsumfeld, in dem Sie mit einem motivierten, kollegialen Team zusammenarbeiten können. Homeoffice-Tage sind in Absprache möglich, auch wenn der Schwerpunkt der Tätigkeit im Büro erbracht werden sollte. Es besteht die Möglichkeit, ein durch die Universität Stuttgart bezuschusstes Job-Ticket zu erwerben, vergünstigte Mahlzeiten in der Mensa zu erhalten und die Möglichkeiten des Hochschulsports zu nutzen. Darüber hinaus fördert die Universität Stuttgart Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch eine umfassende Servicestruktur.

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann schicken Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer ADMIN/LLIS/2026 bitte in Form einer PDF-Datei bis zum 07.04.2026 per E-Mail an career.llis@ife.uni-stuttgart.de.

Diese sollte die folgenden Unterlagen enthalten: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnisse oder -zertifikate sowie mindestens zwei Empfehlungsschreiben bzw. Arbeitszeugnisse. Beachten Sie bitte, dass wir nur vollständige Bewerbungen im Auswahlprozess berücksichtigen. Bewerbungs- und Vorstellungskosten können leider nicht erstattet werden.

Die Universität Stuttgart möchte den Anteil der Frauen erhöhen. Frauen werden deshalb ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Wir fördern die Gleichstellung der Geschlechter und Diversität. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung der Universität Stuttgart.

Wir weisen darauf hin, dass die Einreichung der Bewerbung eine datenschutzrechtliche Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer bewerbungsbezogenen Daten durch uns darstellt. Nähere Informationen zur Rechtsgrundlage und Datenverwendung nach Art. 13 DS-GVO finden Sie unter https://www.uni-stuttgart.de/datenschutz/bewerbung/.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Deine Benefits