Fremdsprachensekretär (m/w/d) – eine Person in Vollzeit oder zwei Personen zu je 50%

Institut für Systemtheorie und Regelungstechnik, Universität Stuttgart

befristet für die Dauer einer Elternzeitvertretung (zunächst bis Januar 2028) | bis Entgeltgruppe E9b TV-L je nach Qualifikation | 📍 Stuttgart, Campus Vaihingen | 📅 Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Die Universität Stuttgart steht für exzellente, weltweit anerkannte Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Mit etwa 19.000 Studierenden und mehr als 5.800 Beschäftigten sind wir eine verlässliche Partnerin für Wissens- und Technologietransfer – und eine der größten Arbeitgeberinnen der Landeshauptstadt.

Forschung mit Weitblick, Lehre mit Begeisterung und ein Team, das zusammenhält – das ist das Institut für Systemtheorie und Regelungstechnik an der Universität Stuttgart. Wir entwickeln die theoretischen Grundlagen, um das Verhalten komplexer technischer Systeme in voller Autonomie zu verstehen und vorherzusagen – etwa Raumfahrtraketen, selbstfahrende Fahrzeuge oder neuartige biomedizinische Geräte – und entwerfen Regelungsstrategien, die deren sicheres und zuverlässiges Funktionieren gewährleisten. Was uns verbindet: Vertrauen, Teamgeist und die Überzeugung, gemeinsam mehr zu erreichen.

Werden Sie Teil unseres Teams:

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person in Vollzeit oder zwei Personen zu je 50% als Fremdsprachensekretär (m/w/d), bis Entgeltgruppe E9b TV-L (je nach Qualifikation) und mit den üblichen Leistungen des öffentlichen Dienstes, zunächst befristet bis Januar 2028.

Freuen Sie sich auf ein ausgezeichnetes Institutsklima, ein internationales, dynamisches Umfeld sowie eine Stelle mit Gestaltungsspielraum.

Ihre Aufgaben – Hier gestalten Sie mit

In dieser vielseitigen Rolle sind Sie Teil unseres Instituts-Verwaltungsteams. Gemeinsam mit Ihren zwei Kolleginnen sorgen Sie dafür, dass Forschung, Lehre und Institutsbetrieb reibungslos ineinandergreifen.

Neben allgemeinen Sekretariatsaufgaben, welche das Verwaltungsteam verantwortet, sollen mit der ausgeschriebenen Stelle hauptsächlich zwei große Aufgabenbereiche abgedeckt werden:

1. Eventmanagement

Sie organisieren und betreuen Lehrveranstaltungen, Konferenzen, Kolloquien, Sitzungen, Retreats sowie weitere institutsbezogene Veranstaltungen und fungieren als zentrale Ansprechperson für nationale und internationale Gastwissenschaftler*innen.
Sie verantworten die Pflege und Weiterentwicklung der internen und externen Institutskommunikation einschließlich Webauftritt und Social-Media-Präsenz.

2. Fremdsprachensekretariat

Sie unterstützen die Institutsleitung eigenverantwortlich und zuverlässig bei sämtlichen Sekretariats- und Organisationsaufgaben.
Sie sind verantwortlich für die Organisation und Abwicklung von Dienstreisen einschließlich der Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
Sie erstellen, bearbeiten und redigieren Korrespondenzen, Berichte, Manuskripte und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache sowie zwei weiteren Fremdsprachen.

Ihr Profil – Das bringen Sie mit

Sie sind engagiert, übernehmen gerne Verantwortung und haben Freude daran, in einem vielseitigen, internationalen Umfeld zu arbeiten. Sie verfügen über:
sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
ausgezeichnete Kenntnisse in zwei weiteren Fremdsprachen in Wort und Schrift
umfangreiche Erfahrung in administrativen sowie organisatorischen Tätigkeiten und ein ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationsvermögen
eine strukturierte, zuverlässige und zugleich flexible Arbeitsweise
ein souveränes und freundliches Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgabenfeldern sowie eine hohe digitale Kompetenz
sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen

Ihr Profil passt nicht ganz? Kein Problem – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Stärken gezielt weiterzuentwickeln.

Ihre Vorteile – Das erwartet Sie

Vorteile nutzen - Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung
Flexibilität leben – durch flexible Arbeitszeiten und Modelle, die verschiedene Lebenssituationen unterstützen
Familie und Beruf im Einklang – dank Kinderbetreuung, Ferienprogrammen und individueller Unterstützung durch Pflegelots*innen
Mehr Zeit für sich – mit 30 Urlaubstagen (bei Vollzeitbeschäftigung), Gleittagen und zusätzlichen freien Tagen an Weihnachten und Silvester
Gut starten, kontinuierlich wachsen – durch strukturiertes Onboarding und ein breites Fort- und Weiterbildungsangebot
Nachhaltig unterwegs – mit Zuschüssen zu JobTicket und JobRad, sehr guter ÖPNV-Anbindung und der Ride-Sharing-Plattform Stuttgart fährt mit für Fahrgemeinschaften im Kolleg*innenkreis
Gesund und ausgeglichen – mit vielfältigen Angeboten für Bewegung, Sport, mentale Gesundheit und Gesundheitsprävention
Mehr Vorteile im Alltag – mit exklusiven Vergünstigungen für Mitarbeitende über Corporate Benefits

Finden Sie sich hier wieder?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen in einer PDF-Datei (Anschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) an

Herrn Professor Frank Allgöwer

bewerbung@ist.uni-stuttgart.de

Betreff: Fremdsprachensekretär (m/w/d)

Bewerbungsschluss: 26.08.2026.

Sie haben noch Fragen?

Frau Stefanie Efinger freut sich über Ihren Anruf unter 0711/685-67731 oder Ihre Mail an stefanie.efinger@ist.uni-stuttgart.de.

Gerne können Sie auch einen Blick auf unsere Homepage werfen: http://www.ist.uni-stuttgart.de.

Nach Bewerbungsschluss eingegangene Bewerbungen können nicht mehr berücksichtigt werden. Informationen nach Artikel 13 DS-GVO zum Umgang mit Bewerberdaten finden Sie unter https://uni-stuttgart.de/datenschutz/bewerbung.

Die Universität möchte den Anteil der Frauen erhöhen und ist deshalb an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung der Universität Stuttgart. Eine Erstattung von Vorstellungs- und Bewerbungskosten ist leider nicht möglich.

Jetzt bewerben und Karriere starten!

Machen Sie den nächsten Schritt – wir freuen uns darauf, Sie bald in unserem Team am Institut für Systemtheorie und Regelungstechnik willkommen zu heißen!

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