Operations & Administration Support (m/f/d) - Stuttgart

**Bitte sende ein kurzes Motivationsschreiben (halbe Seite) und deinen Lebenslauf bis zum 13.04.2026 an Ariana (team@vivalafaba.de)

Seit der Gründung im Jahr 2021 ist Viva la Faba bestrebt, die Welt des Käses zu revolutionieren. Wir sind ein Food-Tech-Start-up mit Sitz im Herzen von Stuttgart und haben den weltweit leckersten und am besten schmelzenden Käse auf Basis von Fababohnen-Protein entwickelt. Unsere Mission ist es, pflanzliche Käsesorten zu entwickeln, die den höchsten Ansprüchen an Qualität und Geschmack gerecht werden.

Im Rahmen dieser Mission unterstützt die Rolle Operations & Administration Support den reibungslosen Ablauf unseres Tagesgeschäfts. Durch die Unterstützung administrativer Aufgaben, die Pflege interner Prozesse sowie die zuverlässige operative Unterstützung des Teams trägt die Rolle dazu bei, ein effizientes und gut organisiertes Arbeitsumfeld sicherzustellen, während Viva la Faba weiter wächst.

Hauptverantwortlichkeiten

Als Operations & Administration Support bei Viva la Faba unterstützt die/der Mitarbeitende unter der fachlichen Leitung des Project & Operations Coordinator administrative und operative Tätigkeiten, um den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts sicherzustellen. Die Rolle umfasst die Unterstützung verschiedener administrativer Aufgaben und interner Prozesse, um Effizienz und Struktur im Team zu gewährleisten. Zu den konkreten Aufgaben gehören:

Administrative Unterstützung

• Unterstützung administrativer Prozesse und Dokumentation im operativen Bereich und in Projekten

• Unterstützung bei der Dokumentation und Administration von Forschungs- und operativen Projekten

• Erstellung und Pflege interner Berichte und Projektdokumentationen

• Bedarfsgerechte Unterstützung bei allgemeinen administrativen Koordinationsaufgaben

ERP & Datenmanagement

• Unterstützung des operativen Datenmanagements im ERP-System (Odoo)

• Pflege und Aktualisierung von Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel/Produkte) im ERP-System (Odoo)

• Operative Unterstützung im ERP-System (z. B. Bestandsverfolgung, Berichtserstellung)

• Sicherstellung von Datenqualität und -konsistenz über operative Systeme hinweg

• Unterstützung bei der Implementierung und Dokumentation ERP-bezogener Prozesse

Finanzen & Buchhaltungsunterstützung

• Unterstützung bei Finanz- und Buchhaltungsprozessen

• Unterstützung bei der Belegdokumentation und Rechnungsverfolgung

• Organisation und Aufbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung

• Unterstützung bei der Erstellung monatlicher Finanzübersichten

• Unterstützung beim Projekt-Budgettracking und der entsprechenden Dokumentation

• Erstellung, Nachverfolgung und Organisation von Ausgangsrechnungen

Logistik, Einkauf & Office Operations

• Unterstützung der täglichen operativen Abläufe

• Durchführung von Einkaufs-, Tracking- und Dokumentationsaufgaben gemäß definierter Einkaufsprozesse und -standards

• Bestellung von Betriebsmitteln für Labor und Büro sowie von Rohstoffen für die Produktion

• Durchführung logistischer Prozesse (z. B. für Muster- oder Rohstoffversand) über Dienstleisterplattformen (z. B. Cargoboard, Jumingo) gemäß definierter Prozesse

• Koordination externer Dienstleister (z. B. Entsorgung, Logistik, Reisebuchungen) bei Bedarf

• Durchführung von Auftragsabwicklungsprozessen, einschließlich Verpackung, Etikettierung und Versandvorbereitung für B2B- und Gastronomiekunden sowie für Muster

Process Documentation Prozessdokumentation

• Unterstützung bei der Dokumentation und Strukturierung operativer Prozesse

• Dokumentation und Pflege von Standard Operating Procedures (SOPs) auf Basis definierter Prozesse

• Dokumentation wiederkehrender operativer Abläufe, wie z. B.:

• Buchhaltungsprozesse

• Einkaufsprozesse

• Produktionsorganisationsprozesse

• Unterstützung bei der kontinuierlichen Verbesserung der operativen Dokumentation und interner Prozesse

Kompetenzen

Fachliche Kompetenz:

• Sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise bei der Erstellung, Prüfung und Pflege von Unterlagen und Dokumentationen.

• Strukturierte und zuverlässige Herangehensweise an administrative Aufgaben sowie Unterstützung im operativen Tagesgeschäft.

Proaktivität & Eigeninitiative:

• Proaktive Unterstützung im Tagesgeschäft sowie konsequentes Nachverfolgen von Aufgaben, um deren fristgerechte Erledigung sicherzustellen.

• Starke organisatorische Kompetenz sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben strukturiert zu koordinieren.

Analytische Fähigkeiten & Problemlösungskompetenz:

• Strukturierte und detailorientierte Arbeitsweise im Umgang mit Daten mit einem hohen Anspruch an Genauigkeit und Vollständigkeit.

• Fähigkeit, Unstimmigkeiten zu erkennen und zur Lösung sowie Verbesserung routinemäßiger operativer und administrativer Prozesse beizutragen.

• Hohe Zuverlässigkeit und ein ausgeprägtes Bewusstsein für Genauigkeit im Umgang mit finanz- und buchhaltungsbezogenen Daten (z. B. Rechnungen, Ausgaben, Budgets).

Kommunikations- und Teamfähigkeit:

• Gute Kommunikationsfähigkeiten in der Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und internen sowie externen Ansprechpartnern.

• Professionelles Auftreten bei Veranstaltungen und im Austausch mit Stakeholdern.

• Zuverlässiger Umgang mit administrativer Kommunikation (z. B. mit Lieferanten und Dienstleistern) sowie eine unterstützende und kooperative Arbeitsweise im Team.

Anpassungsfähigkeit und Umgang mit Veränderung:

• Hohe Flexibilität und Bereitschaft, bei Bedarf in unterschiedlichen operativen Bereichen zu unterstützen.

• Freude an der Arbeit in einem dynamischen Start-up-Umfeld mit sich verändernden Prioritäten.

Qualifikationen und Erfahrung

• Ausbildung:

Erforderlich: Relevante Erfahrung in administrativen, operativen oder buchhalterischen Tätigkeiten oder ein entsprechender Hintergrund in den Bereichen Wirtschaft, Administration oder einem vergleichbaren Feld (durch Studium oder Berufsausbildung).

Wünschenswert: Schwerpunkt oder praktische Erfahrung in den Bereichen Operations, Buchhaltung oder Organisationsmanagement.

• Berufserfahrung:

Erforderlich: Erste Erfahrung in administrativen oder operativen Tätigkeiten im Office-Umfeld (z. B. durch Praktika oder Werkstudententätigkeiten).

Wünschenswert: Erfahrung mit ERP-Systemen (idealerweise Odoo), Erfahrung im Umgang mit Excel und Daten, erste Einblicke in Buchhaltung, Rechnungsstellung oder finanzielle Prozesse sowie Kenntnisse in den Bereichen Logistik, Einkauf oder Lieferantenkoordination.

• Sprachen:

Erforderlich: Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

*Wir begrüßen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidat:innen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung.