Mitarbeiter*in für internationale Programme, Veranstaltungen und Delegationen im International Office - Stuttgart

Das Dezernat Internationales der Universität Stuttgart sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter für internationale Programme, Events und Delegationen (w/m/d). Die Stelle ist vorerst befristet bis 23.09.2030 und wird nach 100% (E9b TV-L) vergütet. Eine Verlängerung wird angestrebt.

Die Stelle ist in der Abteilung ‚Internationale Mobilität und Kooperationen‘ des Dezernats Internationales der Universität Stuttgart angesiedelt. Die Universität Stuttgart ist mit mehr als 21.000 Studierenden, rund 5.500 Beschäftigten und ihrem sehr hohen Drittmittelaufkommen eine führende technisch orientierte Universität in Deutschland in einer der bedeutendsten Hightech- und Industrieregionen Europas.

Sie arbeiten eng mit den Kolleginnen und Kollegen zusammen, die die Kooperationen mit internationalen Partneruniversitäten und die Konzeption der Kurzzeitprogramme für internationale Studierende verantworten.

Ihre Aufgabengebiete umfassen folgende Bereiche:

Veranstaltungsorganisation und Delegationsplanung:

Das Dezernat Internationales empfängt regelmäßig Besuch von Hochschulen aus dem Ausland. Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen im internationalen Kontext, z.B. Begrüßungsveranstaltungen, Netzwerktreffen, Empfänge

• Koordination und organisatorische Vorbereitung von Delegationsbesuchen aus dem In- und Ausland in enger Abstimmung mit der Dezernats- und Hochschulleitung sowie den Instituten

• Gestaltung und Umsetzung von Begleitprogrammen, einschließlich Erstellung von Informationsmaterialien

• Kommunikation und Korrespondenz mit internationalen Gästen auf Englisch

• Organisation der Unterbringung der Gäste

• Öffentlichkeitsarbeit, z.B. Pressemitteilungen

• Budgetplanung und -überwachung

Kurzzeitprogramme für internationale Studierende:

Das Dezernat Internationales bietet Studierenden ihrer Partneruniversitäten in Übersee verschiedene Kurzzeitprogramme mit einer Dauer von bis zu sechs Wochen an. Die Unterbringung der Studierenden erfolgt in Gastfamilien. Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Betreuung und Erstansprechperson für teilnehmende Gastfamilien sowie die Akquise neuer Plätze 

• Matching von internationalen Studierenden mit passenden Gastfamilien

• Planung und Durchführung von Informationsveranstaltungen für Studierende und Gastfamilien

• Organisation von Instituts- und Firmenbesuchen und Exkursionen innerhalb Baden-Württembergs

• Pflege einer Datenbank

• Allgemeine Unterstützung bei der Koordination der Kurzzeitprogramme

Ihr Profil:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Beruf, Verwaltungsberuf oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder gleichwertig)

• Sehr gute schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse

• Erfahrungen im Bereich der Hochschulverwaltung, im Veranstaltungsmanagement und in einem International Office sind von Vorteil

• Bereitschaft, gelegentlich außerhalb der regulären Arbeitszeiten tätig zu sein

• Sicherer Umgang mit MS Office

• Selbständiges, strukturiertes und termingerechtes Arbeiten

• Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten

• Sicheres Auftreten, schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität, Belastbarkeit, sowie ein hohes Maß an Teamfähigkeit und interkultureller Kompetenz

Wir bieten:

• Ein interessantes, vielseitiges Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung

• Ein sehr gutes Arbeitsklima in einem motivierten und kollegialen Team

• Vergütung nach E9b TV-L mit Jahressonderzahlung und den üblichen Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes, bezuschusstes Essen in den Mensen und Corporate Benefits

• Wochenarbeitszeit bei 100%: 39,5 Stunden bei flexiblen, familienfreundlichen Arbeits­zeitmodellen, 30 Tagen Urlaub pro Jahr und der Möglichkeit zum ortsunabhängigen Arbeiten

• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und umfangreiche Services in den Bereichen betriebliches Gesundheitsmanagement sowie 'Uni und Familie'

• Einen Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr (Job Ticket BW)

• Fahrradleasing über 'JobBike BW'

• Gute Erreichbarkeit über den ÖPNV, eine Station zum Ausleihen von Fahrrädern auf dem Campus

Weitere Information über den Arbeitsbereich finden Sie auf uni-stuttgart.de/io

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an: sekretariat@ia.uni-stuttgart.de

Wir können Ihre Bewerbung nur akzeptieren, wenn sämtliche Unterlagen in einem PDF-Dokument abgespeichert sind.

Bewerbungsschluss: Montag, 08.06.2026

Bewerbungskosten können nicht erstattet werden.

Kontakt:

Universität Stuttgart, Dezernat Internationales, Elke Maleska

https://uni-stuttgart.de/io

Die Informationen zum Umgang mit Bewerbungsdaten nach Art. 13 DS-GVO können Sie im Internet unter https://uni-stuttgart.de/datenschutz/bewerbung einsehen. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die eingereichten Bewerbungsunterlagen datenschutzgerecht vernichtet.

Die Universität Stuttgart steht für Chancengleichheit und gelebte Vielfalt.  Wir freuen uns besonders über die Bewerbungen von Frauen und berücksichtigen Menschen mit Schwerbehinderung bei gleicher Eignung bevorzugt. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.