Institutssekretär/in (m/w/d) in Vollzeit (100%) - Stuttgart

Für das 1. Physikalische Institut, Universität Stuttgart, Pfaffenwaldring 57, 70569 Stuttgart, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen/eine

Institutssekretär/in (m/w/d) in Vollzeit (100%)

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen von persönlichen und fachlichen Voraussetzungen bis in Entgeltgruppe TV-L E 9. Die Stelle ist unbefristet.

Zu Ihrem Aufgabengebiet gehören:

• Unterstützung der Institutsleitung bei allen Verwaltungsaspekten
• Finanzmanagement von Drittmittelprojekten und Haushaltsmitteln
• Bestell- und Beschaffungswesen sowie Inventarisierung
• Personalverwaltung auf Institutsebene, einschließlich studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte
• Organisatorische Betreuung der Promotions-, Master- und Bachelorstudierenden des Instituts
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Organisation des Aufenthalts von Gastwissenschaftlern
• Organisatorische Unterstützung von Workshops mit internationalen Teilnehmern
• Organisatorische Unterstützung der Institutsmitglieder bei Forschungs-,  Lehr- und Prüfungsaufgaben
• Anfertigung von Übersetzungen wissenschaftlicher und technischer Texte sowie allgemeine Kommunikation auf Deutsch und Englisch
• Erstellen und Pflegen von Webseiten des Instituts (OpenCms) in deutscher und englischer Sprache
• Verwaltung der Institutsbibliothek
• Austausch mit anderen Sekretariaten des Fachbereichs Physik
• allgemeine Sekretariatsaufgaben

Wir bieten eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen Team.

Anforderungsprofil

Hierfür suchen wir eine qualifizierte, motivierte und kooperative Person, die Freude am selbständigen Arbeiten im universitären Umfeld hat.

• Sie haben Ihre Ausbildung als Fremdsprachenassistent/ Fremdsprachensekretär/Europasekretär (m/w/d) oder vergleichbare Ausbildung abgeschlossen und sind interessiert an selbständigem und abwechslungsreichem Arbeiten im universitären Umfeld.
• Sie haben fundierte Erfahrungen mit Sekretariats- und Assistenzaufgaben.
• Sie verfügen über sichere Ausdrucksformen und gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Sie haben Erfahrung mit gängiger Büro-Software und kennen sich idealerweise mit SAP sowie Web-Anwendungen wie OpenCms aus.
• Sie bringen idealerweise Erfahrungen in der Verwaltung von Drittmitteln (DFG, DAAD, EU o.ä.) mit.
• Sie besitzen Organisationstalent, ausgeprägte Teamfähigkeit und Eigeninitiative.

Ihre Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte per E-Mail ausschließlich im PDF-Format in einer Datei bis zum 25.07.2026 an: office@pi1.uni-stuttgart.de

Sollte Ihnen dies nicht möglich sein, können Sie uns Ihre Bewerbung auch in Papierform zukommen lassen. Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungs­unterlagen leider nicht zurücksenden können. Reichen Sie bitte deshalb keine Originalurkunden ein, da wir die Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens datenschutzgerecht vernichten werden.

Für Ihre Fragen wenden Sie sich gerne an Professor Dr. Martin Dressel, Tel.: 0711 – 685 64946.

Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung. Informationen zum Umgang mit Bewerberdaten nach Artikel 13 DS-GVO finden Sie unter: https://www.uni-stuttgart.de/datenschutz/bewerbung.