Finanzverwaltung/Assistenz Geschäftsstelle NextBauBW Bundesforschungszentrum klimaneutrales ressourceneff. Bauen (m/w/d) - Stuttgart

Finanzverwaltung und Assistenz in der Geschäftsstelle der Landeszentrale NextBauBW im Bundesforschungszentrum für klimaneutrales und ressourceneffizientes Bauen (m/w/d)

Für die an der Universität Stuttgart verortete Landeszentrale NextBauBW im Bundesforschungszentrum für klimaneutrales und ressourceneffizientes Bauen ist ab 1. Juli 2026 die Stelle Finanzverwaltung und Assistenz der Geschäftsstelle zu besetzen (100 % Beschäftigungsumfang, bis TV-L E9b). Die Einstellung erfolgt zunächst befristet im Rahmen eines Förderprogrammes bis Ende 2028. Eine Weiterbeschäftigung im Anschluss ist geplant.  Die Geschäftsstelle ist am Stuttgart Research Center für Architektur: Integratives Entwerfen und Adaptive Gebäude angesiedelt.

Im Fokus von NextBauBW steht die technologisch-umsetzungsorientierte Forschung mit dem Potential, die Lebenszyklusemissionen und -kosten des Bauens allgemein und vorzugsweise beim Bauen im Bestand und bei Sanierungen zu verbessern. Ein wichtiges Ziel von NextBauBW ist es, Hürden für die Übertragung in die Baupraxis abzubauen. Die Landeszentrale vernetzt dazu die hiesige Akteurslandschaft im Bereich des Bauens und fördert die Wissenschaft in der Zusammenarbeit mit Unternehmen, Behörden, Bauherren und Gremien. 

Ihre Aufgaben

Projekt- und Drittmitteladministration

• Finanzkoordination sowie Bewirtschaftung von Bundes- und Landesmitteln sowie ggf. Mitteln weiterer Drittmittelgeber

• Administrative Begleitung von Maßnahmen und Projekten der Landeszentrale

• Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung von Mittelabrufen, Mittelweiterleitungen an Partner, Budgetübersichten und Verwendungsnachweisen

• Pflege projektbezogener Dokumentationen und Ablagestrukturen

Assistenz der Leitung der Geschäftsstelle

• Administrative Unterstützung der Leitung der Geschäftsstelle

• Unterstützung bei der Personalverwaltung

• Termin-, Reise- und Veranstaltungsorganisation inkl. Reisekostenabrechnung

• Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Kooperations- und Dienstleistungsverträgen

• Vorbereitung und Organisation von Gremiensitzungen

• Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Ministerien, Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen und weiteren Partnern

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung

• Mehrjährige Erfahrung in administrativen Tätigkeiten, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsumfeld

• Sehr gute Organisations- und Strukturierungsfähigkeit

• Sicherer Umgang mit MS Office

• Sehr sorgfältige, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise

Wünschenswert sind darüber hinaus

• Erfahrung in der Verwaltung von Drittmittelprojekten

• Kenntnisse universitärer Verwaltungsprozesse

• SAP-Kenntnisse

• Fähigkeit, auch in dynamischen Aufbauphasen den Überblick zu behalten

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Wir bieten Ihnen:

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und Politik

• Klare Zuständigkeiten bei gleichzeitigem Gestaltungsspielraum in einer dynamischen Aufbauphase

• Ein engagiertes und kollegiales Arbeitsumfeld an der Universität Stuttgart.

• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten im Rahmen der universitären Regelungen.

Bitte senden Sie

• Ihre aussagekräftigen Unterlagen unter Nennung des Stichworts „Assistenz Geschäftsstelle NextBauBW“

• mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen zusammengefasst in einer PDF-Datei

• sowie unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittsdatums

• bis spätestens 14.06.2026 per E-Mail an karin.kollischon@rektorat.uni-stuttgart.de  

Für Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Prof. Achim Menges, Vorstand der Landeszentrale NextBauBW und Sprecher des Exzellenzclusters IntCDC an der Universität Stuttgart (mail@intcdc.uni-stuttgart.de) zur Verfügung.

Die Universität Stuttgart möchte den Anteil der Frauen erhöhen. Frauen werden deshalb ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.