On- & Offboarding: wenn der erste und der letzte Eindruck zählen!
Recruiting
04.04.2023
Onboarding und Offboarding sind zwei wichtige Schlüsselprozesse bei der Einstellung und Entlassung von Mitarbeiter:innen. Vor allem Unternehmen, die auf Wachstum ausgerichtet sind, profitieren von einem reibungslosen Ablauf, da es den Mitarbeiter:innen ermöglicht, sich schneller einzuleben und in der Folge ihre Arbeit schneller effizient zu erledigen. Wiederum lassen sich mit einem professionellen Offboarding negative Bewertungen von ehemaligen Mitarbeiter:innen vermeiden, die dem Image des Unternehmens schaden könnten.
Ein guter Onboarding-Prozess sollte folgende Elemente enthalten
Vorbereitung
Der Onboarding-Prozess sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters/ der neuen Mitarbeiterin beginnen. Dazu gehört beispielsweise die Erstellung eines Willkommenspakets, das alle wichtigen Informationen über das Unternehmen und die Arbeitsumgebung enthält.
Vorstellung des Unternehmens
Der neue Mitarbeiter/ die neue Mitarbeiterin sollte eine Einführung in das Unternehmen und seine Kultur erhalten. Dazu gehört beispielsweise eine Präsentation über die Geschichte des Unternehmens, seine Mission und Werte sowie eine Vorstellung der Führungskräfte und Kolleg:innen.
Einführung in die Arbeitsumgebung
Der neue Mitarbeiter/ die neue Mitarbeiterin sollte eine Führung durch das Büro oder die Arbeitsumgebung erhalten und die wichtigsten Arbeitsinstrumente und -systeme kennenlernen.
Schulungen
Der neue Mitarbeiter/ die neue Mitarbeiterin sollte die Schulungen erhalten, die ihm oder ihr die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse vermittelt, um die neuen Aufgaben effektiv ausführen zu können. Dies kann beispielsweise eine Einführung in die Unternehmenssoftware oder eine Schulung in die allgemeinen und spezifischen Unternehmensprozesse sein.
Mentoring
Der neue Mitarbeiter/ die neue Mitarbeiterin sollte einen Mentor/ eine Mentorin oder eine Kontaktperson haben, die ihm/ ihr bei Fragen und Problemen zur Seite steht und ihm bei der Einarbeitung hilft.
Feedback
Der Onboarding-Prozess sollte regelmäßige Feedbackgespräche enthalten, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter/ die neue Mitarbeiterin sich wohl fühlt und seine/ ihre Arbeit effektiv ausführen kann.
Follow-up
Der Onboarding-Prozess sollte auch nach den ersten Wochen und Monaten fortgesetzt werden, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter/ die neue Mitarbeiterin erfolgreich integriert ist.
5 Gründe, warum ein gutes Onboarding so wichtig ist
Verbesserte Mitarbeiterbindung
Ein gutes Onboarding-Programm hilft dabei, neue Mitarbeiter:innen so in das Unternehmen zu integrieren, dass sie sich willkommen und akzeptiert fühlen. Dies führt zu einer höheren Mitarbeiterbindung und reduziert die Fluktuationsrate.
Effizientere Einarbeitung
Ein strukturiertes Onboarding-Programm gibt neuen Mitarbeiter:innen einen klaren Überblick über ihre Rolle, Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Dadurch können sie schneller produktiv und effizient ihren Aufgaben nachgehen.
Bessere Arbeitsleistung
Durch ein gutes Onboarding-Programm können neue Mitarbeiter:innen schneller lernen, was von ihnen erwartet wird, und wie sie ihre Arbeit erledigen sollen. Dies kann zu einer höheren Produktivität führen und das Unternehmen so insgesamt erfolgreicher machen.
Geringere Einarbeitungskosten
Eine effektive Einarbeitung spart Zeit und Geld. Wenn neue Mitarbeiter:innen schneller produktiv sind, müssen weniger Ressourcen für einen Einarbeitungs-Prozess aufgewendet werden, der sich nicht unnötig in die Länge zieht.
Positives Employer Branding
Ein gutes Onboarding-Programm kann dazu beitragen, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird. Dies kann dazu führen, dass sich mehr qualifizierte Bewerber:innen für offene Stellen bewerben.
Ein guter Offboarding-Prozess sollte folgende Elemente enthalten
Ankündigung
Der Offboarding-Prozess sollte mit einer Ankündigung beginnen, in der das Team informiert wird, dass der Mitarbeiter/ die Mitarbeiterin das Unternehmen verlassen wird.
Exit-Interview
Ein Exit-Interview sollte durchgeführt werden, um Feedback vom Mitarbeiter:in zu erhalten und zu verstehen, warum er das Unternehmen verlässt. Daraus könnten wichtige Informationen hervorgehen, die dem Unternehmen Aufschluss über Verbesserungspotential gibt.
Übergabe von Aufgaben
Der Mitarbeiter:in sollte seine Aufgaben an andere Mitarbeiter:innen oder wenn bereits vorhanden, die Nachfolger:in übergeben. So soll sichergestellt werden, dass alle laufenden Projekte und Aufgaben weitergeführt oder abgeschlossen werden können.
Rückgabe von Unternehmenseigentum
Der Mitarbeiter:in sollte das Unternehmenseigentum, wie Laptop, Schlüssel und andere Gegenstände, zurückgeben.
Abschiedsfeier
Eine Abschiedsfeier kann organisiert werden, um dem Mitarbeiter/ der Mitarbeiterin für seine/ ihre Arbeit zu danken und alles Gute für die Zukunft zu wünschen.
Information an Kolleg:innen und Kund:innen
Die Kolleg:innen und Kund:innen sollten über den Weggang informiert werden, um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit reibungslos fortgesetzt werden kann.
Fortsetzung der Beziehung
Der Offboarding-Prozess sollte auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters/ der Mitarbeiterin fortgesetzt werden, um sicherzustellen, dass die Beziehung zum Unternehmen positiv bestehen bleibt.
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5 Gründe, warum ein gutes Offboarding so wichtig ist
Positive Mitarbeiterbindung
Ein gutes Offboarding-Programm kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter:innen das Unternehmen mit einem positiven Eindruck verlassen. Im besten Falle fungieren sie später als Botschafter des Unternehmens und empfehlen das Unternehmen potenziellen Kund:innen oder Mitarbeiter:innen.
Schutz des Unternehmens
Ein strukturiertes Offboarding-Programm stellt sicher, dass alle Unternehmensressourcen, einschließlich Daten, Informationen und geistigem Eigentum, geschützt werden. Dies kann dazu beitragen, dass das Unternehmen keine Verluste durch Datenlecks oder Diebstahl von geistigem Eigentum erleidet.
Reduzierung von Haftungsrisiken
Ein gutes Offboarding-Programm stellt sicher, dass alle rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt werden. Dies kann dazu beitragen, dass das Unternehmen keine Haftungsrisiken eingeht, die durch den Ausscheidenden/ die Ausscheidende entstehen können.
Verbesserte Arbeitsplatzkultur
Ein gutes Offboarding-Programm kann dazu beitragen, dass die Arbeitsplatzkultur verbessert wird. Wenn Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, dass sie fair behandelt werden, wenn sie das Unternehmen verlassen, kann dies dazu beitragen, dass die verbleibenden Mitarbeiter:innen motiviert und engagiert bleiben.
Positives Employer Branding
Ein gutes Offboarding-Programm kann dazu beitragen, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird. Wenn Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, dass sie fair behandelt werden, wenn sie das Unternehmen verlassen, können sie dies anderen potenziellen Mitarbeiter:innen mitteilen. Dies kann dazu beitragen, dass das Unternehmen mehr qualifizierte Bewerber:innen anzieht.
FAZIT
Ein reibungsloses Onboarding und Offboarding sind essentiell für den Erfolg eines Unternehmens. Es kommt eben nicht nur auf den ersten Eindruck an, sondern auch auf den letzten. Fehler, wie ein chaotischer Ablauf des Onboarding oder ein nicht wertschätzendes Offboarding sollten unbedingt vermieden werden, um langfristige Schäden für das Unternehmen zu vermeiden. Nur so kann das Unternehmen sicherstellen, dass neue Mitarbeiter:innen schnell und effektiv integriert werden und ehemalige Mitarbeiter:innen das Unternehmen in bester Erinnerung behalten, vielleicht sogar weiter empfehlen!
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