Produktivität vs. Effizienz – Wie holt man mehr aus der Zeit raus?

Größer, stärker, schneller, weiter… Ja, wir leben in einer Leistungsgesellschaft, was zunächst recht unromantisch klingen mag, jedoch kein Grund für Pessimismus ist. Man kann die eigene Leistung sowohl am Arbeitsplatz als auch allgemein im Leben so hingehend produktiv gestalten, dass man gekonnt Leistungsdruck standhält und noch genug Zeit für anderes hat, ohne nach Luft zu ächzen.

Dies gilt natürlich auch für das gesamte Unternehmen, welches von einer höheren Mitarbeitendenzufriedenheit profitieren kann und zukunftsfähig bleibt, denn: Produktivität und Effizienz funktionieren nachhaltig nur mit einer Partnerschaft aus Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden.

Produktivität Definition

Zunächst einmal eine Begriffsklärung von Produktivität: Einfach beschrieben, wie viel muss investiert werden, um wie viel zu erreichen. Das Verhältnis zwischen Input und Output beschreibt die Produktivität. Recht leicht verständlich, aber dann hört es schon auf für viele verständlich zu bleiben.  Wie schafft man es mit gleichem Input mehr Output zu generieren? Hierbei unterscheidet man zwischen Arbeitsproduktivität und Kapitalproduktivität wir gehen im Folgenden auf Erstere genauer ein.

Allgemein befassen sich die Betriebs- uns Volkswirtschaftslehre mit genauen Definitionen und Berechnungen von Produktivität, einiges können sich auch „Otto Normal Verbrauchende“ zu Nutze machen, keine Sorge, dies ist nicht so schwer, wie die grausigen Worte „Betriebs- uns Volkswirtschaftslehre“ zunächst vermuten lassen könnten 😉

Produktivität berechnen mit der Produktivitätsformel

Da dachte man, der Matheunterricht gehört ganz der Vergangenheit an, nun kommt man schon wieder mit irgendwelchen Berechnungen im Alltag an… Aber bitte nicht gleich wegscrollen! Es handelt sich bei einer Berechnung von Produktivität nicht um ein Meisterwerk, dies bekommen auch „Standard gekämmte nicht Einsteins“ hin. Hierbei kann die Arbeitsproduktivität wie folgt berechnet werden:

Arbeitsproduktivität = Output ÷ Arbeitseinsatz

Wenn beispielsweise ein Paketzusteller in einer 8 Stunden Schicht 100 Pakete ausliefert, dann ist die Arbeitsproduktivität = 100 Pakete in 8 Stunden also 12,5 Pakete pro Stunde. So kann man fast jede Tätigkeit auf ihre Arbeitsproduktivität hin berechnen und bekommt somit eine gute Übersicht zum Ist-Zustand und kann im nächsten Schritt überlegen, wo man was wie anpassen kann, um produktiver zu werden.

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Produktivität vs. Effizienz

Beide Begriffe tauchen häufig synonym auf, beschreiben allerdings unterschiedliche Herangehensweisen: Während die Produktivität vor allem eine Steigerung des Outputs im Blick hat, befasst sich die Effizienz mit weniger Input, um den gleichen Output zu generieren. Wieso unterscheiden wir dies für uns? Weil wir zunächst klären müssen, an welcher Schraube wir drehen möchten. Möchten wir mehr Ertrag erzielen, ohne in mehr Arbeit zu investieren, dann sprechen wir von Produktivität. Möchten wir mit weniger Input den gleichen Output generieren, handelt es sich um Effizienz.

Entsprechend würde man nach diesen Kriterien die aktuelle Lage des Unternehmens und der einzelnen Mitarbeitenden betrachten und entsprechend nach Möglichkeiten suchen, die Leistung zu optimieren.

Die besten Tipps und Tricks für mehr Produktivität und Effizienz

Aus Arbeitgebenden Sicht:

• „Sinnvolle“ Personalplanung
• Mitarbeitendenzufriedenheit um mehr Effizienz zu ermöglichen 
• Wenn möglich flexiblere Arbeitszeiten um weniger Ausfälle zu haben
• Feedback von Angestellten ernst nehmen 
• Nicht zu viele und nicht zu wenige Meetings, um das Team auf dem Laufenden zu halten und nicht komplett von der eigentlichen Arbeit abzulenken

Aus Arbeitnehmenden Sicht:

• Besseres Zeitmanagement 
• Probleme im Unternehmen ansprechen 
• Wenn möglich ab und an remote arbeiten, statt ganz „blau“ zu machen (so bleibt auch weniger Arbeit für andere Personen liegen)
• Techniken für eine bessere Pausengestaltung um die Arbeitszeit besser zu nutzen

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Routinen im Team und für einzelne Mitarbeitende können ebenfalls positive Effekte haben

Routinen sind nach einiger Zeit gleichbedeutend mit Automatisierung. Wenn ein Ablauf neu eingeführt und als gut befunden wird kann dieser Eintritt in den Arbeitsalltag bekommen und für das Team ganz selbstverständlich sein. Das hilft somit „Selbstverständlichkeiten“ für einen strukturierten Arbeitsablauf sicherzustellen und dies ohne großen Aufwand.

Dennoch sollte man nicht übereifrig vorgehen und eine komplette Umstrukturierung des Unternehmens, oder für sich selbst als Mitarbeitende Person, von heute auf morgen „umzusetzen“. Veränderungen brauchen Zeit, damit es zu keiner Überforderung kommt und die guten Ansätze belastend werden.

Hiervon profitieren alle

Eine Steigerung von Produktivität und/oder Effizienz im Unternehmen und für die einzelnen Mitarbeitenden, sollte im Interesse aller liegen, da hiervon letzten Endes alle profitieren. Dem Unternehmen geht es gut, wenn es den einzelnen Mitarbeitenden gut geht und den Mitarbeitenden geht es gut, wenn das Unternehmen Sicherheit bietet und zukunftsfähig ist.  

Daher ist es wichtig eine gut strukturierte Basis zu schaffen, welche für Stabilität sorgt, womit man auch in Krisen Zeiten den Fokus auf die Lösung der Krise legen kann und sich nicht mit Grundlegendem beschäftigen muss.