Lernen von Start-ups: Machen Daily Standup Meetings auch in Ihrem Unternehmen Sinn?

Junge Start-ups machen es vor, traditionelle Unternehmen ziehen nach: Die Meetingkultur in vielen Firmen wechselt von stundenlangen Konferenzen zu kurzen, energiegeladenen Teamabsprachen. Effizienter, schneller, lebendiger: Es gibt viele Unternehmen, die die Zusammenarbeit in ihren Teams fördern möchten, ohne viel Arbeitszeit in Teambuildingmaßnahmen investieren zu müssen.

Eine Möglichkeit, Zusammenarbeit zu verbessern und gemeinsame Projekte voran zu treiben, sind sogenannte Daily Standup Meetings. Genauso ungewohnt wie der Name ist auch die Herangehensweise: Statt bequemer Konferenzstühle wartet nur ein Whiteboard auf die Teilnehmer, Zielerreichungskarten statt Kaffeetassen machen die Runde und bevor es an einen gründlichen Austausch geht, ist das Meeting auch schon wieder vorbei.

Trotz dieser ungewöhnlichen Struktur erfahren Daily Standup Meetings aktuell einen großen Trend. Aber woher kommen diese täglichen Treffen eigentlich? Wie kann Ihr Unternehmen sich an einem Standup Meeting versuchen? Ist diese Methode überhaupt rentabel für Ihr Business? Und wie begeistern Sie Ihre Mitarbeiter? Hier finden Sie Antworten rund um diese Fragen. Vielleicht tauschen ja auch Sie bald schon die Konferenzstühle gegen ein Whiteboard aus.

Daily Standup Meetings: Woher kommt das?

Daily Standup Meetings sind letztlich nichts anderes als tägliche, kurze Teambesprechungen in einem besonderen Rahmen. Besonders Gründer und agile Softwareentwicklungsfirmen haben diesen Trend geprägt, da es das Business in diesem Bereich erfordert, täglich das ganze Team auf den Einsatz vorzubereiten. Was im Softwarebereich und bei Start-ups erfolgreich funktioniert, sorgt allerdings auch bei traditionellen Unternehmen für eine effektive Teamarbeit.

Das wichtigste Schlagwort bei dieser Art der Zusammenarbeit im Team lautet: Umdenken. Langatmige Konferenzen und Besprechungen werden von der Tagesordnung genommen. Stattdessen gibt es einen festen Termin und Zeitrahmen, in dem eine Einsatzplanung für den aktuellen Tag mit dem gesamten Team durchgeführt wird. Detaildiskussionen und lange Berichte sind bei Standup Meetings ohnehin nicht möglich: Kein Mitarbeiter bleibt freiwillig eine halbe Stunde stehen.

So machen es die Start-ups: Der Ablauf von Daily Standup Meetings

Auch die tägliche feste Uhrzeit und das feste Zeitfenster machen noch keine erfolgreichen Standup Meetings aus. Viel wichtiger ist ein festgelegter Ablauf, der es dem Team ermöglicht, sich schnell in die neue Struktur einzufinden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Konferenzen einfach im Stehen ausgetragen werden, was auf Dauer eher demotiviert, anstatt die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten.

Start-ups haben mit dem folgenden Ablauf die besten Erfahrungen gemacht:

1. Jedes Teammitglied berichtet der Reihe nach, was am vorherigen Tag erfolgreich erledigt werden konnte. So können Erfolgserlebnisse geteilt werden. Wichtig ist auch hier ein Zeitfenster: Die Mitarbeiter sollten ihre Redezeit idealerweise auf eine Minute beschränken.
2. Parallel dazu berichten die einzelnen Teammitglieder ebenfalls, welche Ziele nicht erreicht werden konnten und woran das gelegen haben könnte. So werden Hindernisse schnell identifiziert und können effektiv beseitigt werden.
3. Im Anschluss an diese Runde setzt das Team neue Ziele, die bis zum nächsten Standup Meeting realistisch erledigt werden können. Diese dazugehörigen Aufgaben werden direkt unter den Mitarbeitern mittels einer kollektiven Diskussion selbst verteilt.
4. Je nach Teamgröße, Erfahrung und Grad der positiven Zusammenarbeit kann diese große Aufgabe mit mehr oder weniger Erfolg kurzfristig angenommen werden. Damit langfristig sowohl die gesamte Teamstruktur, als auch einzelne Teammitglieder von den Daily Standup Meetings profitieren, ist es wichtig, dass bestimmte Rahmenbedingungen stimmen.

(K)ein Start-up: So begeistern Sie Ihr Team trotzdem

Gerade traditionelle Unternehmen haben es oft nicht einfach, wenn ihre Mitarbeiter von einer neuen Methode begeistert werden sollen. Start-ups dagegen haben noch keine festgefahrenen Strukturen, was es viel einfacher macht, Standup Meetings auszuprobieren. Aber egal ob im Start-up, oder im Großunternehmen: Letztlich kommt es auf den Rahmen der neuen Methode an, die Sie einführen wollen.

Mit den folgenden Tipps wird es viel einfacher werden, Standup Meetings für die Teilnehmer zur willkommenen Routine zu machen:

✔ Bei der Planung der Standup Meetings sollte der Zeitpunkt mit allen Teilnehmern abgestimmt werden. Das kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, zahlt sich aber letztlich aus: So wird der Termin viel eher angenommen.

✔ Die Pünktlichkeit aller Teilnehmer ist Voraussetzung für erfolgreiche Standup Meetings. Auch wenn es sonst im Unternehmen oder Startup nicht auf fünf Minuten ankommt: Bei diesem Treffen ist das bereits ein Drittel der Zeit.

✔ Die zu besprechenden Aufgaben sollten in so kleine Teilbereiche unterteilt werden, dass jeder Mitarbeiter täglich von erledigten Arbeiten berichten kann. Ansonsten wird jeden Tag dasselbe berichtet, was das Ergebnis minimiert.

✔ Unternehmer und Gründer sollten in ein hochwertiges Taskboard investieren, das als zentraler Treffpunkt für die Standup Meetings dient. Hier werden Aufgaben, Meilensteine und erreichte Ziele visuell dargestellt, sodass das gesamte Team den Überblick behält.✔ Auch wenn es ungewohnt ist: Bleiben Sie beim Standup Meeting und halten das Treffen im Stehen ab. Nur so gelingt es, von der Konferenz zur agilen, schnellen Einsatzbesprechung zu gelangen.

✔ Wenn Sie die Möglichkeit haben: Ziehen Sie für die ersten Wochen einen erfahrenen Moderator auch extern vom Unternehmen zu Rate. So fällt die Umstellung viel einfacher.

Top oder Flop: Das ist der Nutzen von Standup Meetings für Ihr Unternehmen

Ob Gründer oder erfahrener Unternehmer: Vor der Einführung einer neuen Methode muss gründlich abgewogen werden, ob es die Arbeitszeit wert ist. Während es in Start-ups an der Tagesordnung ist, neue Ideen auszuprobieren, um effektive Strukturen zu festigen, kostet die Umsetzung in anderen Unternehmen durch vertane Arbeitszeit bares Geld.

Mit den folgenden Vorteilen können Sie selbst entscheiden, ob sich Standup Meetings auch für Ihr Business rentieren:

• Durch die Struktur von Standup Meetings haben die Teammitglieder Fortschritte direkt vor Augen, was die Motivation eher steigert, als wochenlanges Arbeiten ohne sichtbaren Erfolg.
• Sowohl Start-ups als auch Unternehmen profitieren von einer gestärkten Teamstruktur durch Standup Meetings. Alle Mitglieder werden aktiv in den Prozess eines Projektes mit eingebunden.
• Durch den festen Zeitpunkt, idealerweise morgens, haben alle Teammitglieder ein klares Ziel für den Tag vor Augen und gehen strukturierter an die Arbeit.
• Vorhandene Kapazitäten werden durch optimale Verteilungen auf die einzelnen Mitarbeiter besser eingesetzt. Das entlastet Gründer, aber auch eine bereits erfahrene Unternehmensleitung.
• Jeder Mitarbeiter hat bereits morgens den Überblick über den aktuellen Stand eines Projekts und identifiziert sich mit den Zielen. Weitere Absprachen über den Tag und wichtige Entscheidungen können so durch das Standup Meeting besser getroffen werden.
• Der Fokus liegt beim Standup Meeting klar auf der Lösungsfindung. Diese Einstellung verändert die Herangehensweise der Mitarbeiter an andere Problemstellungen, was sich auf vielen Ebenen positiv für das Unternehmen auswirkt.

Die positiven Effekte von Standup Meetings in einem Unternehmen stellen sich nicht über Nacht ein. Verbunden mit dieser neuen Meetingkultur ist gleichzeitig auch die Atmosphäre eines agilen und wachen Start-ups. Es kann dauern, bis Mitarbeiter diese Struktur akzeptieren und annehmen. Dann aber können Standup Meetings nicht nur in Start-ups in großen Teilen zum Unternehmenserfolg beitragen.