Digitaler Glanz: So optimierst du deinen Lebenslauf für die moderne Bewerbungswelt

Kooperationsbeitrag

Die digitale Büroorganisation hat sich in zahlreichen Unternehmen bereits etabliert oder wird zumindest angestrebt – und das aus gutem Grund. Der Verzicht auf gedruckte Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder HR-Dokumente schont gleichermaßen Geldbeutel und Umwelt. Gleiches gilt natürlich auch für Bewerbungsmappen. Diese nehmen als Mail oder Online-Formular auch noch deutlich weniger Platz auf dem Schreibtisch der Personaler:innen ein und müssen nicht umständlich geschreddert oder an den Bewerber zurückgeschickt werden. Bewerber:innen ersparen sich ebenfalls Aufwand und Kosten. Auch wenn das erst einmal nach einer Vereinfachung aussieht, gibt es jedoch ein paar Punkte zu beachten.

Die digitale Bewerbung hat heute die physische Bewerbungsmappe weitgehend ersetzt. Die überwiegende Mehrheit der Personalverantwortlichen bevorzugen es, wenn Bewerbungen per Mail oder über eigens dafür vorgesehene Bewerbungsportale und Online-Formulare eingehen. Viele Firmen nehmen mittlerweile gar keine Bewerbungen in Papierform mehr entgegen.

Welche Arten der Online-Bewerbung gibt es?

Abgesehen von der Bewerbung per E-Mail kann man sich bei vielen, vor allem größeren, Unternehmen über eigens dafür eingerichtete Bewerbungsformulare und -portale bewerben. Diese erleichtern beiden Seiten den Prozess, da für die Mehrzahl der Daten und Angaben standardisierte Fragebögen mit Dropdown-Menüs oder Textfeldern vorhanden sind. Ein Teil des Auswahlprozesses kann also automatisiert werden, so zum Beispiel das Aussortieren von ungeeigneten Bewerbern.

Der Nachteil für die Kandidat:innen ist, dass diese Option im Vergleich zur Bewerbung per Mail und Post weniger Spielraum für eine besonders kreative Bewerbung bietet. Doch keine Sorge: auch hier wird in der Regel nach einem Lebenslauf und oft auch nach einem Anschreiben als Dateianhang gefragt.

Bei der Bewerbung per Mail hast du praktisch dieselben gestalterischen Freiheiten, wie bei der postalischen Version. Dabei übernimmst du als Bewerber die Initiative und entscheidest selbst, was du deiner Bewerbung beifügst und in welchem Umfang. Alles unter Berücksichtigung der Angaben in der Stellenausschreibung, versteht sich.

Ein großer Vorteil von Online-Bewerbungen über die Unternehmensseite ist aber auch, dass selbst nach einer Absage für den angestrebten Job noch nicht alles vorbei ist. Viele Unternehmen behalten deine Daten nach Einwilligung in ihrer Datenbank und können auch im Nachhinein noch mit Stellen auf dich zukommen, für die du ihrer Ansicht nach geeigneter bist.

Was unterscheidet eine Bewerbung per E-Mail von einer postalischen?

Der erste große Unterschied ist natürlich, dass dich eine Online-Bewerbung weniger Zeit und Geld kostet. Du musst nichts drucken oder gar drucken lassen, kein dickes 100 g/m2 Papier und auch keine überteuerte Bewerbungsmappe kaufen. Zudem fallen auch die Versandkosten und der Weg zum Briefkasten beziehungsweise zur Postfiliale weg. Das kann einem schon mal ein falsches Gefühl vermitteln, was die Ansprüche an die Bewerbungsunterlagen selbst angeht. Diese sind nämlich keinesfalls geringer, nur weil du kein Porto zahlst.

Sich per Mail zu bewerben bietet natürlich das Potenzial, die Unterlagen mit minimalen Veränderungen für ähnliche Stellen an dutzende Unternehmen zu verschicken. Einfach im Anschreiben das Unternehmen, die Ansprechpartnerin oder den Ansprechpartner und die Adresszeile auswechseln und schon kann die nächste Mail verschickt werden. Work smarter, not harder – nicht wahr? So einfach sollte man es sich aber auch online nicht machen. Erfahrene Personaler:innen erkennen eine Copy-and-paste-Bewerbung direkt, egal ob sie diese nun vom Bildschirm ablesen oder von hochwertigem Druckerpapier.

Aber auch die Unternehmen machen es sich gerne leicht. Mit dem sogenannten CV-Parsing werden immer mehr digitale Bewerbungsunterlagen für eine grobe Vorauswahl einer maschinellen Prüfung unterzogen. Das lässt sich mit einer postalischen Bewerbung nicht so leicht umsetzen. Diese bereitet den HR-Abteilungen also zumeist mehr Arbeit.

Das muss man gerade online beachten

Inhaltlich und formal unterscheiden sich die Bewerbungsunterlagen per Mail beziehungsweise über die dafür bestimmten Online-Portale kaum von der physischen Bewerbungsmappe – bis auf das Fehlen der eigentlichen Mappe natürlich. Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen sind genauso aufgebaut, wie auch sonst. Die Stolperfallen kommen beim Zusammenstellen der Dateien und dem Versand.

Die Dateien:

• Sie sollten in einem geeigneten Format verschickt werden. Als PDF lassen sie sich vom Empfänger am leichtesten öffnen und werden immer richtig dargestellt. Andere Formate, z.B. Word-Dokumente, können je nach Office Version falsch ausgelesen werden und ganz anders aussehen, als du sie gestaltet hast.
• PDF-Dokumente kann man zusammenfassen und das solltest du auch tun. Niemand möchte zehn verschiedene Anhänge herunterladen, einzeln abspeichern oder öffnen müssen – am allerwenigsten Personaler:innen, die dutzende Bewerbungen am Tag erhalten. Am besten kommen Bewerbungsschreiben, Deckblatt und Lebenslauf in einer Datei unter und davon getrennt noch einmal alle zugehörigen Anlagen, wie Zeugnisse, Zertifikate etc.
• Damit kommen wir auch zu der Benennung der Anhänge: sie sollten verständliche („sprechende“) Dateinamen bekommen. Dein Name und gegebenenfalls die Stellenbezeichnung oder in der Anzeige angegebene Kennziffer helfen Recruiter:innen, deine Bewerbung gleich richtig einzuordnen.
• Die Anhänge dürfen für den Versand per Mail natürlich nicht zu groß sein, dennoch sollten sie auch nicht so stark komprimiert werden, dass die Qualität darunter leidet.

Der E-Mail-Versand:

• Die digitale Bewerbung bekommt gleich zwei Betreffzeilen: eine im Anschreiben, wie es sich bei geschäftlicher Korrespondenz gehört, und eine als Betreff der E-Mail. Ebenso wie die Dateinamen sollten diese Betreffzeilen aussagekräftig sein. Wichtig ist dabei das Schlagwort „Bewerbung“ (gegebenenfalls auch Art der Bewerbung, z.B. Initiativbewerbung) wie auch eine klare Zuordnung, worauf du dich bewirbst.
• Auch wenn du bereits deine vollständigen Bewerbungsunterlagen samt ausformuliertem Anschreiben anhängst, benötigt die Mail eine kurze, erklärende Einleitung. Diese sollte alle gängigen Formalien von Gruß- bis Abschiedsformel beinhalten, ebenso wie den Anlass deiner Mail mit Hinweis auf die angehängten Dokumente. Was dieser Text nicht enthalten sollte, sind Emojis oder informelle Ansprachen wie „Hallo“ oder „Hey“. Zudem solltest du den Inhalt deines Anschreibens nicht in der Mail vorwegnehmen.
• Nutze selbstverständlich eine seriöse Mail-Adresse! Diese setzt sich bestenfalls aus deinem Vor- und Nachnamen zusammen. Spitznamen, witzige Wortspiele, Usernames aus deinem liebsten Online-Spiel, der Name deines Hamsters etc. sind tabu.

So macht die digitale Bewerbung richtig Eindruck

Achte auf alle Kleinigkeiten und vermeide die üblichen Bewerbungsfehler. Deine Unterlagen wie auch die Mail selbst dürfen keine Rechtschreibfehler enthalten. Alle notwendigen Unterlagen müssen im richtigen Format und sinnvoll benannt im Anhang zu finden sein. Finde heraus, wer für die Bewerbungen zuständig ist, anstatt die Mail an eine allgemeine Info- oder Kundenservice-Mail zu schicken. So geht sie nämlich zu leicht unter.

Einige kleine Kniffe zeigen zudem, dass du alles gut durchdacht hast und dich auch technisch auskennst. Wenn du deinen Lebenslauf als auch das Anschreiben mit einer digitalen Unterschrift versiehst, macht das direkt einen guten Eindruck. Dafür kannst du die Unterschrift beispielsweise als Bilddatei in deine Layouts einfügen. Im digitalen Format besteht außerdem die Option, neben den herkömmlichen Kontaktdaten auch Verlinkungen zu Social-Media-Profilen hinzuzufügen. Hierbei solltest du jedoch gut überlegen, was dir wirklich weiterhilft und angemessen ist. Deine Xing- und LinkedIn-Profile können im beruflichen Kotext nie schaden. Falls du dich beispielsweise im Event Marketing bewirbst, hilft dir sicherlich auch der von dir geführte Instagram-Account von der Band deines besten Freundes oder dein eigener Reiseblog, dann aber nicht unter den Kontaktdaten, sondern als Arbeitsprobe für deine berufsrelevanten Erfahrungen.

Wenn du deine Bewerbung sicherheitshalber auch für die Prüfsoftware optimieren willst, um deine Chancen bei der Vorauswahl zu steigern, gibt es auch dabei das ein oder andere zu beachten. CV-Parsing-Programme mögen klare, einfache Strukturen. Benenne die einzelnen Abschnitte im Lebenslauf eindeutig und nutze Schlüsselbegriffe, nach denen der Text durchsucht wird.

Bedenke auch, dass grafische Spielereien – so hübsch sie auch sind – nicht ausgelesen werden können. Die Bewertung deiner Fähigkeiten durch Sterne oder Balken kann ein toller Blickfang für menschliche Leser:innen sein, jedoch nicht für die automatische Prüfung. Wäge also ab, was für dich wichtiger ist.

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Lebenslauf.de.