Mitarbeiter:innengespräch: Wie du dich am besten darauf vorbereitest

Personalentwicklungsgespräche, Jahresgespräche oder auch das Feedbackgespräch nach der Probezeit: Irgendwann kommt immer der Moment der Wahrheit. Das Mitarbeitergespräch hat sich in den letzten Jahren in fast jedem Unternehmen durchgesetzt. Was früher noch zwischen Tür und Angel beim Mittagessen besprochen wurde, findet heute einen festen Zeitpunkt im Terminkalender. Allerdings ist dieser Termin nicht immer nur mit Vorfreude verbunden. Oft steht auch Kritik im Raum oder eine Gehaltssteigerung will verhandelt werden. Grund genug, diesem Termin etwas Aufmerksamkeit im Vorfeld zukommen zu lassen.

Aber warum genau ist es eigentlich auch für den Mitarbeiter nötig, das Mitarbeitergespräch vorzubereiten? Ist das nicht Sache deines Vorgesetzten? Gibt es bestimmte Fragen, die dir dabei helfen, deine eigene Position zu finden? Wie läuft so ein Mitarbeitergespräch ab und auf was solltet du währenddessen achten? Rund um diese Fragen findest du hier Antworten. So kannst du beim nächsten Personalentwicklungsgespräch mit einem guten Bauchgefühl den Raum betreten und ein konstruktives Gespräch führen.

Selbstreflexion vor dem Feedbackgespräch: Diese Fragen solltest du dir stellen

Um deine eigene Position nicht nur als unsicheres Gefühl mit in das Personalgespräch zu nehmen, solltest du dir über deinen Stand im Unternehmen klar werden. Das ist häufig eine sehr subjektive Angelegenheit, die von deinem Gegenüber komplett anders bewertet werden kann. Aus diesem Grund findest du hier konkrete Fragen, die dir dabei helfen, solide Argumente zu finden. Am besten machst du dir Notizen, die ein schlüssiges Gesamtbild ergeben. Die Fragen für das Mitarbeitergespräch betreffen die drei wichtigsten Bereiche deines Jobs. Natürlich kannst du sie bei Bedarf, wie zum Beispiel nach dem Ablauf einer Probezeit, auch beliebig erweitern.

Zusammenarbeit: Das Arbeitsverhältnis zum Vorgesetzten

Was geschieht bei unterschiedlichen Meinungen oder Auseinandersetzungen? Notiere, ob du damit zufrieden bist und was du dir in einem solchen Fall für die Zukunft wünschst.
Sind die Anweisungen aus der Führungsetage umsetzbar und verständlich? Hast du bei der letzten Arbeitsanweisung viele Fragen stellen müssen und warst du erfolgreich bei der Umsetzung der Ziele?
Was könnte die Zusammenarbeit verbessern? Was wären deine konkreten Vorschläge für ein positives Arbeitsverhältnis?

Deine Arbeit: Aufgaben, Umfeld und Team

Was würde dir bei der Erreichung deiner Ziele helfen? Oder andersherum: Was hat dich in der letzten Zeit behindert? Das sollte auf jeden Fall im Feedbackgespräch thematisiert werden.
Bist du mit den derzeitigen Anforderungen zufrieden? Eine ehrliche Antwort auf diese Frage ist die Grundlage für ein gutes Mitarbeitergespräch.
Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Team? Schlecht über deine Kollegen zu reden, ist keine gute Idee. Schwierigkeiten und Verbesserungsvorschläge dürfen dagegen gerne im Personalgespräch angesprochen werden.

Weiterentwicklung und Perspektiven

Wo siehst du dich beim nächsten Jahresgespräch? Deine beruflichen Ziele sollten messbar und terminiert umsetzbar sein. So können sie im nächsten Mitarbeitergespräch überprüft werden.
Gibt es Wünsche zu Fortbildungs- oder Fördermaßnahmen? Das ist ein wichtiger Punkt, den du unbedingt vorbereiten solltest. Am besten nimmst du konkrete Angebote direkt mit in das Personalentwicklungsgespräch.
Strebst du eine Gehaltserhöhung an? Auch wenn das der unangenehmste Teil des Mitarbeitergespräches ist: Natürlich tust du das! Informiere dich vorher über branchenübliche Gehaltssteigerungen.

Ablauf des Personalgespräches: Das erwartet dich

Durch die Notizen zu den obigen Fragen hast du nun eine ganze Menge Material für das Mitarbeitergespräch gesammelt. Das alles kannst du aber nicht einfach mitnehmen und es deinem Vorgesetzten präsentieren. Das Gespräch zu führen, ist das Privileg deines Gegenübers. Allerdings findest du hier einen Leitfaden, der dir die einzelnen Phasen des Personalgespräches verdeutlicht.

Gesprächseinstieg. Der Ablauf jedes Mitarbeitergespräches beginnt mit Smalltalk, der das Eis brechen soll. Außerdem informiert dich dein Vorgesetzter über wichtige Themen und den zeitlichen Rahmen.
Feedbackgespräch. In diesem Gesprächsteil wird besprochen, was gut gelaufen ist und was hätte besser laufen können. Das Protokoll des letzten Personalgespräches ist dabei eine wichtige Stütze.
Planung bis zum nächsten Mitarbeitergespräch. Aufgaben und Ziele für die nächste Arbeitsphase werden besprochen und auch konkrete Problemlösungen angegangen. Manches wird aber auch einfach beibehalten und als Leitfaden für weitere Prozesse genutzt.
Zukunftsperspektiven. Wenn der Ablauf bis zu diesem Punkt gekommen ist, wird es Zeit für eine Portion Ehrlichkeit. Besteht für dich eine Zukunft im Unternehmen? Wo siehst du dich in einem Jahr? Wo sieht dein Vorgesetzter dich in einem Jahr? Passt das Arbeitsverhältnis noch zusammen?
Gesprächsabschluss. Dieser Gesprächsteil ist ein wichtiger Meilenstein: Hier werden Ergebnisse festgehalten, Vereinbarungen getroffen und letzte Fragen gestellt. Achte darauf, das Personalgespräch möglichst immer positiv zu beenden.

Dieser Leitfaden bildet natürlich nur eine grobe Übersicht ab. Wie dein Gegenüber das Mitarbeitergespräch wirklich führen wird, bleibt abzuwarten. Die Komponenten Feedbackgespräch, Planung und Perspektiven sollten allerdings in jedem guten Personalgespräch thematisiert werden.

5 Tipps für ein erfolgreiches Feedbackgespräch

Bei aller guten Vorbereitung und allen guten Vorhaben für ein konstruktives Personalgespräch kann es manchmal doch dazu kommen, dass emotional geladene Themen auf den Tisch kommen. Das ist normal. Die Frage ist nur, wie du damit umgehst. Hier findest du Tipps, die dir helfen, das Feedbackgespräch positiv zu führen.

#1 Sandwich-Strategie: Kritik geschickt unterbringen

Du bist genervt von deinem Chef und deinen Kollegen sowieso und willst das Mitarbeitergespräch dazu nutzen, alle deine Argumente in geordneter Reihenfolge ins Feld zu führen? Keine gute Idee. Besser ist es, mit einer positiven Erfahrung anzufangen, dann Kritik anzumerken und wieder auf ein positives Thema zurück zu kommen. So haben negative Vibes keine Chance!

#2 Ziele definieren und festhalten

Im Mitarbeitergespräch kann vieles gesagt werden – wirklich entscheidend ist allerdings nur, was auch auf dem Papier landet. Das Gesprächsprotokoll ist ein wichtiges Instrument, das beide Parteien zur Verantwortung zieht.

#3 Lösungsfokussiertes Personalgespräch – Immer schön konstruktiv

Wenn du im Mitarbeitergespräch Probleme ansprechen musst oder auf Probleme angesprochen wirst, dann lohnt es sich, lösungsorientiert zu denken. Wenn es zum Beispiel um Streit im Team geht, dann helfen Schuldzuweisungen nichts. Stattdessen sind konstruktive Verbesserungsvorschläge angesagt.

#4 Nur mit der Ruhe – Lass dich nicht ärgern

Die Art deines Chefs, das Personalgespräch zu führen, die endlose Kritik und viel zu hochgesteckte Ziele: Das alles kann einen ganz schön auf die Palme bringen. Emotionsgeladene Gespräche allerdings sind riskant: Der ganze aufgestaute Frust droht herauszuplatzen. Einmal tief durchatmen, vielleicht vor dem Gespräch spazieren gehen und den Fokus behalten: Das alles hilft wahre Wunder.

#5 Konsequenzen ziehen – Die Folgen des Personalgespräches

Ob auf negativer oder positiver Basis: Konsequenzen sollten umgesetzt werden. Ihr stellt wieder einmal im Personalgespräch fest, dass eure Ziele eigentlich nicht zueinander passen? Oder die Chemie zwischen dir und deinem Chef ist mal wieder explodiert? Vielleicht ist es an der Zeit für neue Ufer. Andererseits: Wenn ihr tolle neue Ziele im Feedbackgespräch besprochen habt, dann gilt es jetzt, diese auch umzusetzen. Das Mitarbeitergespräch ist nur so erfolgreich, wie die darauffolgenden Taten.