Assistenz (m/w/d) für das Präsidialbüro der Universität Koblenz

Universität Koblenz

Raum Koblenz

Dein Job

Die Stelle hat einen Umfang von 75% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit, derzeit 29,25 Stunden. Die Arbeitszeit soll von Montag bis Donnerstag erbracht werden.

Ihr Aufgabenbereich

Allgemeine Sekretariatsarbeiten, u. a.
- Sichtung, Zuordnung und Weiterleitung eingehender Post
- Selektion und Priorisierung von Informationen
- Wiedervorlage und Aktenführung
- Abstimmung von Terminen und Vorgängen, Terminüberwachung
- Besucherempfang, auch in englischer Sprache
- Kontaktpflege
- Organisation von Reisen und Tagungen
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, u. a.
- Organisation von universitären Veranstaltungen
- Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung außeruniversitärer Veranstaltungen
- Sitzungsdienst
- Verwaltung und Überwachung des Etats des Präsidiums
- Erledigung von anfallenden Schreibarbeiten, inkl. des Mitwirkens bei der Formulierung von Grußworten u. ä.

Dein Profil

Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
Sehr gute büro- und schreibtechnische Qualifikationen
Hohes Maß an schriftlicher und mündlicher Sprachkompetenz
Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Paket, E-Mail usw.)
Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
Organisationstalent, Verhandlungsgeschick und eigenständige Arbeitsweise
Belastbarkeit, Flexibilität, Diskretion und Loyalität
Sicheres Auftreten und sehr gute Umgangsformen