Projektkoordinator International Recruiting & Operations (m/w/d) – Deutsch & Chinesisch - Düsseldorf

Über Curicum

Die Curicum Personalberatung GmbH ist eine in Deutschland ansässige Personal- und Managementberatung. Wir unterstützen deutsche Unternehmen bei der Rekrutierung, Integration und Betreuung internationaler Fachkräfte und Auszubildender. Unsere Projekte sind branchenübergreifend und können unterschiedliche Berufe, Qualifikationswege und Arbeitgeber betreffen. Unsere Arbeit endet nicht bei der Vermittlung. Sie umfasst unter anderem Bewerbervorbereitung, Kommunikation mit deutschen Arbeitgebern, Koordination administrativer Verfahren, Vorstellungsgespräche, Onboarding und die operative Begleitung laufender Projekte.

Rahmen

• Arbeitsort: Home Office, bevorzugt im Raum Paderborn / OWL oder mit guter Erreichbarkeit von Paderborn und Bad Lippspringe
• Arbeitszeit: Vollzeit (38 Std./Woche), Teilzeit ab 20 Std./Woche möglich
• Eintritt: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt; ein Eintritt bis zum 1. Dezember 2026 wäre ideal
• Arbeitsmodell: Überwiegend Home Office; in der Regel ca. 2–4 Vor-Ort-Tage pro Monat, projektabhängig
• Fokus: Branchenübergreifendes International Recruiting, Candidate & Client Operations

Ziel der Position

Diese Position ist operativ und projektorientiert und keine klassische Vertriebsrolle. Sie führen Standard-Cases eigenständig weiter, koordinieren laufende Kundenprojekte und arbeiten sich schnell in unterschiedliche Berufsbilder und Prozesswege ein. Unstimmigkeiten, Risiken oder nicht-standardisierte Fälle erkennen Sie frühzeitig und eskalieren sie rechtzeitig an die Geschäftsführung.

Ihre Aufgaben

1. Candidate & Recruiting Operations

• Betreuung internationaler Kandidat:innen im Bewerbungs-, Interview-, Einstellungs- und Onboardingprozess.
• Prüfung und sprachliche Überarbeitung deutscher Lebensläufe, Motivationsschreiben und weiterer Bewerbungsunterlagen.
• Vorbereitung und Durchführung von Interviewtrainings und Mock Interviews sowie strukturiertes Feedback.
• Überwachung von Status, Fristen, fehlenden Unterlagen und nächsten Schritten.
• Administrative Koordination mit ZAV, ZSBA, Anerkennungsstellen, Schulen und weiteren relevanten Institutionen.
• Koordination von Anmeldung, Krankenversicherung, Bankterminen und weiteren Onboarding-Themen nach der Einreise.
• Projektbezogene Vor-Ort-Begleitung in Paderborn, Bad Lippspringe und gegebenenfalls an weiteren Standorten (in der Regel ca. 2–4 Tage pro Monat, projektabhängig).
• Erkennen von Unstimmigkeiten und Risikofällen sowie rechtzeitige Eskalation an die Geschäftsführung.
• Eine eigenständige Rechts- oder Einwanderungsberatung ist nicht Bestandteil der Position.

2. Client & Employer Operations

• Laufende Kommunikation mit deutschen Arbeitgebern im Rahmen bestehender Recruiting-Projekte.
• Organisation von Vorstellungsgesprächen und Projektterminen.
• Erstellung von Kandidaten- und Projektstatusübersichten.
• Nachverfolgung vereinbarter nächster Schritte und Dokumentation von Arbeitgeberfeedback.
• Koordination von Eintrittsterminen, Schulungs- und weiteren operativen Themen.
• Vorbereitung regelmäßiger Projekt-, Monats- und Quartalsgespräche sowie der anschließenden Dokumentation.

3. Business Development Support

• Strukturierte Qualification- und Follow-up-Telefonate mit potenziellen deutschen Arbeitgebern.
• Klärung von Personalbedarf, Kandidatenanforderungen, grundsätzlicher Kooperationsbereitschaft, operativen Rahmenbedingungen und zuständigen Ansprechpartner:innen.
• Strukturierte Dokumentation von Anforderungen, Einwänden und nächsten Kontaktzeitpunkten.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Kandidatenprofilen, Projektunterlagen und Kundenterminen.
• Identifikation qualifizierter Geschäftsmöglichkeiten und Übergabe an die Geschäftsführung.
• Preisgestaltung, Vertragsverhandlungen, strategische Kundenentscheidungen und wesentliche kommerzielle Entscheidungen verbleiben bei der Geschäftsführung.

4. Research & Process Improvement

• Recherche zu Arbeitgebern, Berufsbildern, Ausbildungswegen und Kooperationspartnern.
• Erstellung kompakter und wiederverwendbarer interner Markt- und Projektunterlagen.
• Aufbau und Pflege von SOPs, Checklisten und wiederverwendbaren Kandidaten- und Kundenmaterialien.
• Identifikation wiederkehrender Prozessprobleme und Entwicklung pragmatischer Verbesserungsvorschläge.
• Pflege korrekter Kandidaten-, Kunden- und Projektdaten.

Ihr Profil

Das sollten Sie mitbringen

• Deutsch mindestens auf C1-Niveau; C2 ist von Vorteil.
• Chinesisch auf professionellem Arbeitsniveau.
• Sichere schriftliche und telefonische Kommunikation auf Deutsch.
• Sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Fristen- und Case-Management.
• Fähigkeit, Standardfälle eigenständig weiterzuführen und Unstimmigkeiten, Risiken und fehlende Informationen zu erkennen.
• Gutes Urteilsvermögen dafür, wann eigenständig gehandelt werden kann und wann eine Eskalation erforderlich ist.
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise im Home Office.
• Bereitschaft zu in der Regel ca. 2–4 Vor-Ort-Tagen pro Monat (vor allem in NRW; projektabhängig) sowie gegebenenfalls zu Reisen innerhalb Deutschlands.

Von Vorteil

• Erste Erfahrung in Recruiting, HR, Projektkoordination oder internationalen Dienstleistungsprojekten – auch aus Praktika, Werkstudententätigkeit oder Ehrenamt. Berufseinsteiger:innen sind ausdrücklich willkommen.
• Gute Englischkenntnisse, idealerweise auf B2-Niveau oder höher.
• Führerschein Klasse B.

Was uns besonders wichtig ist

Wir suchen keine Fachperson für eine bestimmte Branche. Unsere Projekte können unterschiedliche Berufe und Wirtschaftszweige betreffen. Entscheidend ist für uns, dass Sie sich schnell in neue Berufsbilder und Recruitingwege einarbeiten können, Standard-Cases eigenständig und zuverlässig voranbringen, professionell auf Deutsch kommunizieren, mehrere Kandidaten- und Kundenprozesse gleichzeitig strukturieren, Unstimmigkeiten erkennen statt Prozesse lediglich mechanisch abzuarbeiten und Verantwortung übernehmen, gleichzeitig aber klare Entscheidungsgrenzen respektieren.

Was wir bieten

• Vollzeit mit 38 Wochenstunden; Teilzeit ab 20 Wochenstunden möglich.
• Flexibles Home-Office-Modell.
• Internationale und projektorientierte Arbeitsumgebung.
• Direkte Zusammenarbeit mit deutschen Arbeitgebern und internationalen Kandidat:innen.
• Klare Verantwortungsbereiche und mit zunehmender Erfahrung wachsende Eigenständigkeit.
• Wettbewerbsfähiges Festgehalt, abhängig von Erfahrung und vereinbarter Wochenarbeitszeit, sowie leistungs- und projektbezogene Bonusmöglichkeiten.
• Entwicklungsmöglichkeiten in den Bereichen Recruiting, Client Operations und Projektverantwortung.

Bewerbung

Wenn Sie internationale Recruiting-Projekte aktiv mitgestalten möchten und Freude daran haben, Kandidat:innen, Arbeitgeber und Institutionen zuverlässig durch komplexe Prozesse zu koordinieren, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail an info@curicum.de. Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf und nennen Sie in Ihrer E-Mail kurz Ihren aktuellen Wohnort, Ihre Deutsch- und Chinesischkenntnisse, Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin sowie – falls vorhanden – relevante Erfahrung in Recruiting, HR Operations, Projektkoordination oder internationalen Personalprojekten.