Verwaltungskraft oder Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) in Teilzeit (mind. 50%)
Dein Job
Das Institut für Theoretische Physik III der Universität Stuttgart sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als
Verwaltungskraft oder Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)
in Teilzeit (mind. 50%)
zur Unterstützung der Institutsverwaltung bzw. des Sekretariats. In einem kleinen Verwaltungsteam arbeiten Sie bei allen administrativen Aufgaben am Institut mit. Zu Ihren Schwerpunkten zählen dabei insbesondere
- Mittelbewirtschaftung der Finanzmittel am Institut (z. B. Rechnungsbearbeitung),
- Dienstreisemanagement der Dienstreisen der Institutsleitung und Mitarbeiter*innen,
- Betreuung internationaler Gäste und Mitarbeiter*innen,
- Organisation von Veranstaltungen und internationalen Workshops,
- administrative Unterstützung bei Prüfungen (Termine, Verbuchungen, Protokolle archivieren, etc.),
- Pflege der Institutswebsite.
Dein Profil
Folgende Qualifikationen bringen Sie für die Tätigkeit mit:
- kaufmännische bzw. administrative Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung,
- sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und idealerweise mit Buchhaltungssoftware (z. B. SAP),
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse,
- idealerweise Erfahrung mit universitären Verwaltungsabläufen,
- idealerweise Grundkenntnisse in der Pflege von Websites,
- Teamfähigkeit und Interesse, in einem kleinen Verwaltungsteam zu arbeiten,
- Organisationstalent und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten,
- selbständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise.
Wir bieten eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen, wissenschaftlich geprägten Umfeld. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L), in Abhängigkeit von der Qualifikation sowie der übertragenen Tätigkeiten (maximale Entgeltgruppe E9).
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis zum 16.07.2025 in elektronischer Form in einer PDF-Datei (max. 20 MB) an bewerbung@itp3.uni-stuttgart.de.
Deine Benefits
Stellenmerkmale
Dein Beschäftigungsumfang
Teilzeit (unbefristet)
Dein Gehalt
TVL
Dein Arbeitsplatz:
z.T. im Homeoffice
Dein Büro:
Raum Stuttgart