Sekretär der Institutsleitung (m/w/d) – Gestalten Sie den Institutsalltag mit uns!
Dein Job
Ihre Aufgaben – Hier gestalten Sie mit
Sie entlasten die Institutsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Institutsalltags.
Sie planen und organisieren Termine, Veranstaltungen und Reisen, erstellen notwendige Unterlagen und kümmern sich um die Abrechnung von Dienstreisen.
Sie verwalten eigenverantwortlich die Studienangelegenheiten des Instituts, koordinieren Lehr- und Prüfungsabläufe und sind Ansprechperson für Studierende.
Sie kommunizieren mit internationalen Projektpartner*innen aus Wissenschaft und Industrie sowie mit der Zentralen Verwaltung der Universität und managen die Institutsbibliothek und Dokumentenorganisation.
Im Urlaubsfall unterstützen Sie in Finanz- und Personalwesen sowie bei der Beschaffung und Inventarisierung.
Dein Profil
Ihr Profil – Das bringen Sie mit
Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung in Büroorganisation, Büromanagement oder Sekretariatswesen und möchten Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld einbringen.
Ihre eigenständige, flexible und verantwortungsbewusste Arbeitsweise ermöglicht es Ihnen, vielseitige und anspruchsvolle Aufgaben mit Leichtigkeit zu meistern.
Mit Ihrer freundlichen und aufgeschlossenen Art überzeugen Sie im professionellen Umgang mit Mitarbeitenden, Studierenden und externen Partner*innen.
Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Anwendungen sicher und nutzen diese gezielt, um Ihre Aufgaben effizient und strukturiert zu erledigen.
Ihr Engagement, Ihr Organisationstalent und Ihre ausgeprägte Teamfähigkeit machen Sie zu einem wertvollen Mitglied unseres Teams. Englischkenntnisse sind ein Plus.
Nicht alles passt? Bewerben Sie sich trotzdem. Wir setzen auf Ihre Lernbereitschaft und Talente in einem kompetenten Team und ermöglichen eine umfassende Einarbeitung.
Ihre Vorteile – Das bieten wir Ihnen
Einen sicheren Arbeitsplatz mit interessanten, vielseitigen und anspruchsvollen Aufgaben in einem dynamischen und stabilen universitären Umfeld
Eine vorerst auf vier Jahre befristete Teilzeitstelle (50 %) mit einer Vergütung bis zu TV-L E8 und zahlreichen Zusatzleistungen wie Jahressonderzahlung, vermögenswirksamen Leistungen und zusätzlicher Altersvorsorge
Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub plus zusätzliche Gleittage
Hervorragende Anbindung an den ÖPNV, vergünstigtes JobTicket für Bus und Bahn sowie JobRad-Angebote
Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit umfangreichen Sportangeboten
Deine Benefits
Stellenmerkmale
Dein Beschäftigungsumfang
Teilzeit (befristet)
Dein Gehalt
E8
Dein Arbeitsplatz:
z.T. im Homeoffice
Dein Büro:
Raum Stuttgart