E-Mails an Lehrende schreiben: vermeide diese Fettnäpfchen!

Auch wenn die E-Mail im privaten Umfeld fast ausgestorben ist, wirst du sie für dein Uni-Leben immer wieder brauchen. Der erste Kommunikationskanal mit den Lehrenden ist die E-Mail. Seien es Absprachen zum Thema der Hausarbeit, Nachfragen zur Literaturauswahl oder Rückmeldungen zu Studienleistungen: die Kommunikation zwischen Studierenden und Lehrenden verläuft hauptsächlich schriftlich in einer E-Mail.

Viele Lehrende auf der ganzen Welt beschweren sich jedoch darüber, dass sie E-Mails von Studierenden erhalten, die sie als unangemessen empfinden. Das passiert oft aus einem einfachen Grund: Viele Studis kennen die Regeln der Kommunikation nicht und stolpern deshalb von einem Fettnäpfchen ins nächste. Hier findest du eine Aufstellung der Fettnäpfchen, die du in Zukunft umgehen solltest!

E-Mail-Adresse

Falls du gerade mit dem Studium begonnen hast und deine bisherige Adresse cutecurly92@ oder callofduty1313@ lautet, ist es ratsam sich eine neue Adresse zuzulegen. In den meisten Fällen bieten die Universitäten E-Mail-Adressen an, die du nutzen solltest. Das beste ist es dann die Adresse mit deinem Vor- und Nachnamen beginnen zu lassen. Somit transportierst du die wichtigsten Informationen bereits in der Adresse und erleichterst die Zuordnung deiner E-Mail.

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Betreff

Der Inhalt der Betreffzeile sollte kurz und präzise sein. Die Empfängerin bzw. der Empfänger sollte sofort sehen, worum es geht. Lehrende erhalten immens viele Mails jeden Tag und sind auf eine schnelle Einordnung deiner E-Mail angewiesen. Mit einer aussagekräftigen Betreffzeile erleichterst du die Arbeit der Dozent:innen und erhöhst so vielleicht indirekt die Bearbeitungsgeschwindigkeit.

Hintergrund

Lass eine Hinterlegung deiner E-Mails besser weg. E-Mails mit lila oder hellgrünem Hintergrund oder gar Blümchen haben im universitären und auch jedem weiteren professionellen Kontext nichts verloren.

Schrift

Auch hier solltest du auf individuelle Gestaltungsmöglichkeiten verzichten! Verwende eine der üblichen Schriftarten, zum Beispiel Calibri, Times Roman oder Arial.

Anrede

Die professionellste und höflichste Anrede ist „Sehr geehrte Frau … bzw. Sehr geehrter Herr …“. Hiermit bist du immer auf der sicheren Seite. Sollten deine Lehrenden dich mit Liebe/r Frau/Herr XY anschreiben, dürfte es in Ordnung sein, wenn du auch diese Anrede verwendest. Ein schlichtes Hallo, Hi oder Moin Moin ist privat in Ordnung, aber im professionellen Rahmen unangemessen.

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Du bist dir nicht sicher, mit welchem Geschlecht sich die angesprochene Person identifiziert, oder du möchtest genderneutral schreiben? Dann gibt es die Optionen „Sehr geehrte*r bzw. Liebe*r“. Du könntest natürlich auch höflich nachfragen, wie die kontaktierte Person angeredet werden möchte, falls du sie noch nicht persönlich kennst und dir nicht sicher bist.

Titel

Wenn du dich für eine Ansprache mit Titel entscheidest, dann informiere dich vorher, welchen Titel Ihre Empfängerin bzw. Ihr Empfänger hat.

Professor und Professorin sind in Deutschland Amtsbezeichnungen, die an eine entsprechende Position (eine Professur) gebunden sind. Andere Lehrende sind z. B. wissenschaftliche Mitarbeiter:innen oder Lektor:innen. PD (Privatdozent) und Dr. (Doktor / Doktorin) werden aufgrund entsprechender akademischer Leistungen (Habilitation bzw. Promotion) verliehen. Wenn deine Lehrenden akademische Titel führen, solltest du sie verwenden. Du signalisierst damit Respekt gegenüber dem/der Angeschriebenen. 

Inhalt: Kurz und informativ

Beim Schreiben deiner E-Mail, solltest du darauf achten, dass sie nicht zu lang wird und dass du dich in die Lage deiner Leserin oder deines Lesers versetzt. Vermeide Formulierungen wie "Ich finde leider keine Literatur zu meinem Thema. Können Sie mir bitte helfen?". Daraufhin muss die Empfängerin oder der Empfänger weiter nachhaken, wie du bisher recherchiert hast und welche Tools du genutzt hast. Dadurch wird das E-Mail-Pingpong unnötig in die Länge gezogen. Überlege dir also, welche Informationen benötigt werden, um deine Anfrage schnell und unkompliziert beantworten zu können, und liefere diese direkt mit.

Rechtschreibung und Grammatik

Schreib nicht einfach schnell deine E-Mail runter und schick sie ab. Lies sie vorm Abschicken mehrmals durch und achte vor allem auf die korrekte Schreibweise des Namens des Empfängers oder der Empfängerin! 

Solltest du dir unsicher sein, dann schau auf der Seite der Mitarbeiter:innen der Uni nach. Da kannst du auch direkt den Namen und die E-Mail-Adresse kopieren und in deine E-Mail einfügen. Nichts ist peinlicher und respektloser als den Familiennamen der adressierten Person falsch zu schreiben!

Wenn du Schwierigkeiten mit der Rechtschreibung hast, schreib deine E-Mail doch einfach in Word vor und lass die Rechtschreibprüfung drüber laufen. So kannst du auch Fehler vermeiden.

Sprache

Deine E-Mail sollte sich zwar an der gesprochenen Sprache orientieren, aber auf umgangs-sprachliche Ausdrücke solltest du unbedingt verzichten. Achte auf einen freundlichen und sympathischen Tonfall. Vermeide es unfreundlich oder fordernd zu klingen, aber auch auf einen unterwürfigen Ton solltest du verzichten. Beides ist nicht ideal. Wenn es dir schwerfällt den passenden Ton zu finden, dann stell dir vor, wie du gerne angesprochen werden möchtest.

Grußformel

Am Ende der E-Mail sollte ein freundlicher Gruß stehen. Die Abschlussformel sollte unbedingt ausformuliert werden. Nimm dir die Zeit "Mit freundlichen Grüßen" zu schreiben und nicht „MfG“. Auch "Mit den besten Grüßen" oder "Herzlichen Gruß" kannst du schreiben. Auf übertriebene Grußformeln wie "Mit bester Hochachtung" solltest du verzichten! Das wirkt nicht zeitgemäß, sondern irgendetwas zwischen devot und peinlich.  

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Dokumente

Falls es nötig ist, Dateien mit zu versenden, achte drauf, dass sie sich auch im Anhang befinden! Die unangenehme zweite Mail mit der angefügten Hausarbeit oder dem Formular lässt sich mit ein wenig Aufmerksamkeit vorm Abschicken problemlos vermeiden!

FAZIT

Gerade wenn du zum ersten Mal per E-Mail Kontakt zu Lehrenden oder anderen Personen aus deinem universitären oder beruflichen Umfeld aufnimmst, ist es besonders wichtig, welchen Eindruck du damit hinterlässt.

Vom richtig geschriebenen Namen bis zur angemessen Grußformel gibt es verschiedene Stolpersteine, die es zu vermeiden gilt.

Dafür brauchst du einfach nur die oben stehenden Auflistung, ein bisschen Zeit und Konzentration und dann gelingt dir das Schreiben von angemessenen und zielführenden E-Mails. Die Mühe lohnt sich!