Warum ein HRM System für Ihr Unternehmen Sinn machen kann

Was macht den Erfolg eines Unternehmens aus? Während sich die Fachwelt über verschiedene Faktoren uneins ist, bleibt der Erfolg eines Unternehmens bei allem Forschen immer noch von einem entscheidenden Faktor abhängig: Den Mitarbeitern. Mit der Motivation und dem Engagement der Mitarbeiter steht und fällt ein Unternehmen. Aber gerade im Zuge der Digitalisierung wird es immer schwieriger, den Mitarbeitern, also der Human Resource gerecht zu werden.

Je größer ihr Unternehmen ist, desto schwieriger gestalten sich die personellen Abläufe ohne ein digitales System. Aber auch die Mitarbeiter selbst stellen neue Anforderungen an das Personalmanagement, der HR, und fordern transparente und einsehbare Vorgehensweisen. Obwohl die Digitalisierung neue Anforderungen an das Management von Unternehmen stellt, bietet sie aber gleichzeitig auch Lösungen an.

Softwareentwickler haben längst das Potenzial erkannt, das sowohl in großen Unternehmen, aber auch in kleinen Startups schlummert. Aus diesem Grund sind in den letzten Jahren immer mehr Softwares auf den Markt gekommen, die die Abteilung HR eines Unternehmens praktisch und effizient unterstützen können. Ein Teil dieser Softwares sind sogenannte Human Resource Management Systeme, kurz HRM Systeme. Hier erfahren Sie, was man unter einem HRM System eigentlich versteht, welche Vorteile es für Sie haben kann und auf was Sie bei der Auswahl eines geeigneten Systems achten müssen.

Human Resource Management – Ein System mit viele Aufgaben

Unter Human Resource Management wird klassischerweise die gesamte Organisation des Personalwesens verstanden. Der Begriff HR ersetzt dabei den herkömmlichen Begriff Personalwesen. Übersetzt bedeutet HR die personelle Ressource des Unternehmens, eben die Basis für den Erfolg. Mit dieser Ressource muss dementsprechend gut umgegangen werden, was viele Unternehmen zu der Entscheidung gebracht hat, das Management von Mitarbeitern durch ein HRM System zu verbessern.

Eine solche Software kann verschiedenste Aufgaben im HR-Bereich übernehmen. Die Folgenden geben dabei nur einen kleinen Überblick:

• Stammdatenverwaltung der Mitarbeiter. Datenschutz spielt in jedem Unternehmen eine große Rolle. Gerade sensible Daten wie Bankverbindungen, Personalausweise und ähnliche Dokumente und Kopien müssen sicher und sortiert verwaltet werden. Eine digitale Software, wie ein HRM System übernimmt diese Aufgabe.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Die Zeiten der Lohntüten sind vorbei. Digitale Kommunikation mit Behörden und Finanzämtern, sowie eine saubere Gehaltsabrechnung sind inzwischen Standardanforderungen. Ein HRM steuert und überwacht Termine und Fristen, sowie Anforderungen an Gehälter.
• Organisation von betriebsinternen Fort- und Weiterbildungen, sowie internen Bewerbungen. Dieser große Aufgabenbereich vom HR erfordert einen enormen Zeitaufwand, der durch den Einsatz eines HRM Systems deutlich geschmälert wird.
• Zeitermittlung. Viele Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeitern in Gleitzeit zu arbeiten, oder führen Stempelsysteme ein, mit denen die Arbeitszeit genau erfasst werden kann. Ein HRM System stellt diese Daten visuell dar, sodass nicht nur der Bereich HR, sondern auch der Mitarbeiter selbst einen guten Überblick hat.
• Personaleinsatzplanung. Die sogenannte Human Resource muss ständig im Hinblick auf das Unternehmensziel optimiert werden. Gerade bei wachsenden Unternehmen ist es wichtig, zu besetzende Stellen und Projektplanungen im Auge zu behalten. HRM Systeme helfen Ihnen dabei, diesen entscheidenden Prozess zu überblicken.

Diese fünf Aufgaben sind normalerweise in jeder Software enthalten, die als HRM Systeme genutzt werden. Darüber hinaus können die meisten Softwares aber auch auf die speziellen Anforderungen einzelner Unternehmen angepasst werden. Je nach HR-Struktur entstehen dadurch entscheidende Vorteile für Ihr Unternehmen.

Warum braucht Ihr Unternehmen ein HRM System? Die zwei entscheidenden Vorteile

Fakt ist, es gibt auch noch im Zeitalter der Digitalisierung Firmen, die ohne HRM Systeme auskommen. Diese Ausnahmen gelten zwar meist für kleinere Betriebe, aber auch für diese Größe entstehen durch ein HRM System Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind. Die folgenden zwei Gründe sind dabei übergeordnete Vorteile, wobei Sie auch auf niedrigerer Ebene im HR Bereich individuelle Vorteile bemerken werden.

#1 Effiziente interne Betriebsabläufe

In jedem Betrieb existieren IT- und EDV-Systeme, die Organisations- und Arbeitsabläufe miteinander verbinden und Informationen weiterleiten. Besonders im HR Bereich geht es heute nicht mehr ohne diese digitalen Kommunikationswege. Ohne ein HRM-System müssen alle diese Systeme händisch miteinander verbunden, verstanden und erklärt werden. Mit einem HRM-System gestalten Sie diese Abläufe organisiert und einheitlich. Das senkt nicht nur die Fehlerquote, sondern auch die Bearbeitungszeit jedes einzelnen Mitarbeiters über die HR-Abteilung hinaus. Dadurch schonen Sie nicht nur die Nerven Ihrer Mitarbeiter, sondern sparen durch diese Investition auch auf lange Sicht bares Geld.

#2 Eine starke Position nach außen

Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens haben bestimmte Rechte und Pflichten, die durch Ämter, Betriebsräte und Gewerkschaften kontrolliert werden. Der HR-Bereich steht also nicht nur mit den internen Mitarbeitern in Kontakt, sondern muss auch das externe Kommunikationsmanagement im Blick behalten. HRM-Systeme sind im Hinblick auf Gesetzeslagen und auch bestimmte Anforderungen optimierbar. Durch visualisierte Berichte und konforme Abrechnungen wird die Zusammenarbeit Ihres Unternehmens mit anderen Behörden und Unternehmen enorm erleichtert. Dadurch sparen Sie wieder Arbeitszeit ein, erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit besonders in der HR-Abteilung und sorgen für ein effektives Arbeitsklima.

Überzeugt? Worauf Sie bei der Auswahl eines geeigneten HRM Systems achten müssen

Die Grundidee der Einführung eines HRM Systems ist die Vereinfachung von Managementprozessen und die Einsparung von Ressourcen zur Optimierung von Human Resource. Damit diese Idee auch im Arbeitsalltag umsetzbar ist, muss das HRM System passend zu Ihrem bestehenden Management gewählt werden.

Die folgenden Punkte können bei der Auswahl eine große Rolle spielen:

• Intuitive Bedienung. Genau wie bei einfachen Softwareprogrammen, gibt es auch bei HRM Systemen große Unterschiede in der Benutzerfreundlichkeit. Es nützt Ihnen nichts, ein vollausgestattetes HRM System mit allen möglichen Zusatzoptionen einzurichten, wenn niemand es bedienen kann.
• Visualisierung von Daten. Management lebt davon, dass Informationen einfach aufbereitet werden. Genau diese Aufgabe sollte Ihr HRM System übernehmen. Achten Sie daher darauf, dass statt langer Datenkolonnen immer wieder visuelle Reize in der Bedienung im Vordergrund stehen.
• Einfache Berichtserstellung. Jeder Betrieb durchläuft Managementprozesse, entweder von oben nach unten oder von unten nach oben. Diese Prozesse können durch einen automatische Berichtserstellung enorm vereinfacht werden. Funktionale HRM Systeme enthalten daher immer diese Option.
• Hohe Sicherheit. In einem HRM System werden sensible Daten Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens gespeichert. Daher sollte besonderes Augenmerk auf das Sicherheitszertifikat Ihres HRM Systems gelegt werden.
• Die besten Managementsysteme arbeiten übergreifend, was bedeutet, dass alle Themen rund um Human Resource durch diese Software bearbeitet werden können. Personalverwaltung, -Planung, Entwicklung und weitere Möglichkeiten sollten ineinander übergreifen.

Da der Schritt zu einem HRM System immer eine Investition ist, sollten Ihr Unternehmen immer einen Fachberater konsultieren, der sich mit geeigneten Softwares auskennt. Damit nutzen Sie die Vorteile des digitalisierten Personalwesens voll aus!