So gelingt das perfekte Onboarding eines neuen Mitarbeiters

Kaum ist der Einstellungsprozess durchlaufen, stehen Sie als Mitarbeiter der HR-Abteilung vor der nächsten Hürde. Das Onboarding des neuen Mitarbeiters ist nämlich mindestens ebenso herausfordernd, wie der Entscheidungsprozess bis zu diesem Schritt. Schließlich haben Sie den Kandidaten aufgrund von Qualifikationen ausgewählt, das persönliche Kennenlernen beschränkt sich normalerweise auf den Kontakt im Vorstellungsgespräch.

Es gilt also beim Onboarding nicht nur, das gesamte Team auf einen neuen Kollegen vorzubereiten, sondern auch, den gewonnenen Mitarbeiter bereits am ersten Tag zu motivieren und kennenzulernen. Genau wie beim Vorstellungsgespräch können Sie den ersten Eindruck, den das Unternehmen am Arbeitsbeginn macht, nur schwer korrigieren. Ein vermasselter Einstieg ist mit einer der häufigsten Gründe für eine hohe Fluktuation während der Probezeit.

Das muss nicht sein. Mit ein paar Hinweisen zur optimalen Vorbereitung dieses wichtigen Ereignisses knüpfen Sie an die positive Erfahrung aus dem Vorstellungsgespräch an. Die folgenden sechs Schritte helfen Ihnen und Ihrem neuen Mitarbeiter dabei.

Schritt 1: Vorbereitung im Unternehmen – Die Mühe lohnt sich

Ein weit verbreiteter Fehler im HR-Bereich ist das Vakuum zwischen dem Vertragsabschluss und dem ersten Arbeitstag. Ein Arbeitsplatz hat viele Schnittstellen, die reibungslos funktionieren müssen, damit die Arbeitskraft des neuen Mitarbeiters voll genutzt werden kann.

Achten Sie daher darauf, schon im Vorhinein alle Vertragsangelegenheiten abzuschließen, damit direkt zu Beginn keine Unsicherheiten entstehen. Auch die Zugriffsrechte sollten geklärt werden, Dienstkleidung sollte fertig sein und der neue Arbeitsplatz muss bereits eingerichtet werden. Wenn Dienstkleidung benötigt wird, ist die bereits ausliegende passende Größe von Vorteil.

Denken Sie auch daran, Kollegen in den Vorbereitungsprozess des Onboardings zu involvieren. Beteiligte Teampartner sollten genau wissen, was ihre Aufgaben gegenüber dem neuen Mitarbeiter sind. Im Idealfall legen Sie für den Neuling bereits einen Kalender mit wichtigen Terminen und Tasks an.

Schritt 2: Die Begrüßung. Überlassen Sie nichts dem Zufall

Zwar kennen Sie das neue Teammitglied schon vom Tag des Vorstellungsgespräches, dieses kurze Kennenlernen heißt aber nicht, dass bereits alle Unsicherheiten beseitigt sind. Jeder Kandidat ist vor dem ersten Arbeitstag nervös. Lassen Sie nicht zu, dass sich dieses Gefühl bei Ihrer neuen Fachkraft festsetzt.

Damit Ihnen das gelingt, ist es essentiell wichtig, dem Gegenüber Wertschätzung entgegen zu bringen. Das beginnt damit, es nicht warten zu lassen. Planen Sie daher die Ankunft nicht direkt am Beginn des stressigen Montagmorgens, sondern verschieben Sie den Start, bis Sie ausreichend Zeit haben. Eine entspannte, persönliche Begrüßung vertreibt schlechte Gefühle.

Eine nette Geste ist außerdem das Bereitstellen eines Willkommenspräsentes, wie eines Blumenstraußes oder Pralinen. Mit den Kollegen geteilt, ergeben sich so direkt die ersten ungezwungenen Gespräche.

Schritt 3: Onboarding gemeinsam planen. Was erwarten beide Seiten?

Sie haben Zeit und Geld in die perfekte Vorbereitung investiert, aber Ihr neuer Mitarbeiter hat doch ganz eigene Vorstellungen? Das ist gar nicht so selten der Fall. Damit nicht bereits in den ersten Wochen Spannungen auftreten, ist es unabdinglich, Ihre Pläne zum Onboarding zu besprechen.

Nehmen Sie sich dafür Zeit und erklären Sie Ihre Gedanken hinter dem Ablauf des Onboardings. Achten Sie aber darauf, den Mitarbeiter nicht zu überfordern. Besser als eine halbe Stunde Referat ist immer ein detaillierter Handzettel, auf dem die Informationen selbst nachlesbar sind. Sprechen Sie die Tätigkeiten genau durch und klären Sie gegenseitige Erwartungen. Damit schaffen Sie direkt vom ersten Tag an eine transparente und positive Atmosphäre, die für die weitere Zusammenarbeit eine hervorragende Basis ist.

Schritt 4: Die ersten Aufgaben im Unternehmen

Das Onboarding dauert selten einen ganzen Arbeitstag. Meistens geht der neue Mitarbeiter nach dem Mittagessen bereits an die ersten eigenen Aufgaben. Das ist ein kritischer Punkt, bei dem viele Fehler gemacht werden können.

Als Unternehmen übertragen Sie verständlicherweise verantwortungsvolle Aufgaben immer gerne an erfahrene Mitarbeiter, die sich bereits unter Beweis gestellt haben. Indem Sie dem Neuling aber nur kleine Aufgaben zuteilen, die keine große Relevanz haben, laufen Sie in Gefahr, sich die Motivation schon während des Prozesses des Onboardings zu verspielen.

Präsentieren Sie sich als Arbeitgeber, der Vertrauen in seine Mitarbeiter hat. Trauen Sie sich, dem neuen Kollegen Aufgaben zuzuteilen, die Teil eines größeren Projektes sind und spannende Bereiche enthalten. Indem Sie sich intensiv darum bemühen, dass der Neuling diese Aufgaben bewältigen kann, lernen Sie direkt seine Arbeitsweise kennen. Der Sprung ins kalte Wasser ist immer noch eine wichtige Methode für Unternehmen.

Schritt 5: Onboarding. Bei welchem Unternehmen eigentlich?

Der Prozess des Onboardings beschränkt sich in vielen Unternehmen auf die kurze Vorstellungsrunde nach der Begrüßung. Selbstverständlich sollte dieser Teil nicht fehlen. Und dem neuen Kollegen direkt am ersten Tag die gesamte Firma zu präsentieren, ist auch nicht die beste Idee. Sie wollen ihn schließlich nicht erschlagen.

Im Laufe der Woche sollten Sie das allerdings nachholen. Gerade bei größeren Unternehmen ist ein Rundgang, bei dem Sie alle Abteilungen besuchen, ein wichtiger Teil des Prozesses. So lernt der Neuling die HR-Abteilung kennen, mit der er immer wieder zu tun haben wird, aber auch die Kollegen aus Bereichen, die er nur selten sieht. Dieser Überblick ist für die Motivation hinter der Arbeit eine wichtige Triebfeder.

Verpassen Sie es außerdem nicht, den neuen Mitarbeiter auch über Firmeninterna wie Gleitzeit, Urlaubsregelungen oder auch besondere Ereignisse zu informieren. Das ist Teil des Identifikationsprozesses. Falls Ihre Firma Produkte herstellt, gehört die Präsentation der Produkte im Rahmen einer Schulung sowie die Vorstellung der Unternehmensziele zu jedem guten Onboardingprozess.

Schritt 6: Feedback einholen. So lernen beide Seiten beim Onboarding

Eine gute Feedback-Kultur gehört zu den Ecksteinen jedes erfolgreichen Teams. Dieser Eckstein sollte bereits in der ersten Zeit im Unternehmen gelegt und gefestigt werden. Ihr neuer Mitarbeiter sammelt während des Onboardings massenweise Eindrücke, die verarbeitet werden wollen.

Indem Sie als Arbeitgeber diesem Verarbeiten Raum geben, stellen Sie sicher, dass sowohl negative als auch positive Empfindungen ausgesprochen werden können. Schließlich geht es nicht nur darum, den Neuling lernen zu lassen. Auch Ihr Unternehmen kann von dem frischen Blick profitieren, der sich noch nicht vom Alltagstrott blenden lässt.

Thematisieren Sie daher die Erfahrungen der ersten Woche. Nennen Sie Ansprechpartner für Fragen. Und stellen Sie sicher, dass Sie auch über das Onboarding hinaus am Erfolg Ihres neuen Mitarbeiters interessiert sind.