Onboarding per Remote: So klappt die Einarbeitung aus dem Homeoffice

Ein neuer Mitarbeiter im Team ist eine Herausforderung. Nicht nur für die bereits erfahrenen Mitarbeiter, sondern auch für bestehende Fristen und Termine oder etablierte Arbeitsabläufe. . Dieser entstehende Stress kann durchaus positiv sein: Neue Konzepte werden kommuniziert, Handlungsstränge hinterfragt und die obligatorischen betriebsblinden Flecken aufgedeckt. Bis der neue Mitarbeiter schließlich zum alten Hasen geworden ist, kann es ein paar Monate dauern. Der Schlüssel für diesen erfolgreichen Onboarding-Prozess ist daher eine gute Kommunikationsbasis. Was aber machen Sie, wenn Ihr neuer Mitarbeiter nicht ein Büro weiter sitzt? Sondern vielleicht mehrere hundert Kilometer entfernt im Homeoffice? Kann Onboarding remote überhaupt funktionieren?

Diese Frage stellt immer mehr Führungskräfte vor große Herausforderungen. Homeoffice einmal wöchentlich als Bonus für gute Erfolge ist inzwischen die Ausnahme. Immer mehr Betriebe entwickeln ein neues Konzept, das es Mitarbeitern ermöglicht, dauerhaft remote zu arbeiten. Von jedem Ort der Welt. Was sich nach der totalen Freiheit anhört, stellt Sie als Führungskraft vor neue Hindernisse. Gerade der Personalbeschaffungsprozess und das Einarbeiten neuer Mitarbeiter auf Augenhöhe ist schließlich die Voraussetzung für ein funktionierendes Team. Oder etwa nicht?

Tatsächlich gibt es Jobs und sogar ganze Unternehmen, die eines der wichtigsten Tools der Zusammenarbeit gestrichen haben: die Präsenz. Und auch diese Arbeitgeber verzeichnen erfolgreiche Projekte, eine hohe Mitarbeiterbindung und gute Umsätze. Es existieren daher bereits Ansätze zum Onboarding von neuen Mitarbeitern, zum Einarbeitungsprozess und zur Eingliederung ins Team – alles remote. Nutzen Sie die Möglichkeit, auf dieses Wissen zurückzugreifen. So gestalten Sie Ihr Unternehmen zukunftsorientiert und bleiben auch in Ausnahmezeiten handlungsfähig.

Vor dem Onboarding: Was braucht Ihr neuer Mitarbeiter

Genau wie in einem Unternehmen, das nicht remote arbeitet, muss das Onboarding des Neulings gründlich vorbereitet werden. Neben den Aufgaben, die normalerweise dabei auf Sie zukommen, müssen Sie als Arbeitgeber auch einige Besonderheiten beachten. Die folgende Checkliste gibt Ihnen dafür einen ersten Überblick:

• Digitale Vorstellungsrunde. Was im realen Unternehmen durch eine persönliche Runde bewerkstelligt wird, darf auch im Homeoffice nicht fehlen. Ihr neuer Mitarbeiter sollte das gesamte Team und die wichtigsten Ansprechpartner möglichst in der ersten Woche kennenlernen. Organisieren Sie dafür eine Konferenz, an der möglichst viele Teammitglieder teilnehmen können.
• Festlegung des Aufgabengebietes und des Verantwortungsbereiches. Bei remote-Jobs ist es noch wichtiger: Jeder Mitarbeiter muss eine genaue Vorstellung von seinen Aufgaben und seiner Zuständigkeit haben, da ständige persönliche Absprachen nicht möglich sind. Aus diesem Grund muss beim virtuellen Onboarding auf diesen Punkt besonders viel Wert gelegt werden.
• Bereitstellung von Materialien und Dokumenten. Welche Informationen braucht Ihr neuer Mitarbeiter, um direkt mit der Arbeit beginnen zu können? Sind besondere Zugänge wichtig? Wie sieht es mit dem Intranet oder dem Firmenplaner aus? Alle erforderlichen Dokumente sollten auf einer Checkliste abgehakt werden.
• Versand von Hardware ins Homeoffice. Bei der Arbeit im Homeoffice können Sie als Arbeitgeber verantwortlich für die Einrichtung des Arbeitsplatzes sein. Achten Sie darauf, dass Ihr neuer Mitarbeiter bereits am ersten Tag alle erforderlichen Geräte zur Hand hat.
• Virtuelle Trainingssessions. Onboarding im Homeoffice betrifft nicht nur die Arbeitsaufgaben. Tools und Software, die Ihr Team inzwischen selbstverständlich benutzt, können für den neuen Mitarbeiter noch völlig unverständlich sein. Achten Sie daher darauf, möglichst bereits vor Arbeitsbeginn eventuelle Wissenslücken zu schließen.

Die ersten Tage im Homeoffice: 3 wichtige Hilfestellungen

Die Vorbereitung ist die Basis für ein erfolgreiches Onboarding. Aber auch wenn diese Punkte der Checkliste abgehakt werden können, beinhaltet das Konzept des Remote-Onboardings noch weitere Bausteine. Insbesondere in den ersten Tagen entscheidet sich, ob die Mitarbeit im Homeoffice nachhaltig positiv und motiviert angegangen wird. Sie als Arbeitgeber haben es in der Hand, durch die folgenden Hilfestellungen von Anfang an einen guten Weg der Zusammenarbeit zu bahnen.

#1 Kommunikation im Homeoffice: Klare Absprachen

Gute Kommunikation ist in persönlichen Unternehmen ein wichtiger Eckstein und noch wichtiger wird dieser Punkt, wenn es um das Onboarding im Homeoffice geht. Dabei bezieht sich Kommunikation nicht nur auf die persönliche Ebene der Wertschätzung und des Respekts. Kommunikation, die für beide Seiten effektiv ist, zeichnet sich insbesondere durch drei Punkte aus:

1. Wiederholung von Information. Durch dieses Vorgehen wird deutlich, ob der Neuling an Bord tatsächlich verstanden hat, um was es geht. Ansonsten muss eine weitere Erklärungsrunde angesetzt werden.
2. Bestätigung von Aussagen. Ist eine Information angekommen? Das muss insbesondere bei Remote-Arbeitsplätzen immer bestätigt werden.
3. Erklärung der eigenen Position. Warum wollen Sie was und über welche Berechtigung verfügen Sie? Damit der neue Mitarbeiter alle diese wichtigen Fragen beantwortet bekommt, ist insbesondere im Homeoffice immer mehr Erklärung notwendig.

Diese drei Punkte erinnern an Kommunikation per Funk oder im Flugverkehr. Aus gutem Grund: Hier geht es darum, dass Informationen unbedingt richtig ankommen. Davon können Sie sich für das Onboarding im Homeoffice ein Konzept abschauen.

#2 Onboarding-Begleitung: Wer ist verantwortlich?

Den neuen Mitarbeiter am ersten Tag sich selbst zu überlassen, kommt in der Praxis immer noch häufig vor, zeichnet aber kein gutes Onboarding aus. Es sollten von Anfang an klare Zuständigkeiten abgesprochen werden. Sie als Arbeitgeber können einer Person im Team mehr Ressourcen frei räumen, um in den ersten Tagen und Wochen als Ansprechpartner bereit zu stehen. Langfristig lohnt sich dieses Vorgehen, da Sie so nicht nur die Fehlerquoten senken, sondern auch die Zufriedenheit des Neulings direkt von Beginn an positiv beeinflussen.

#3 Feedback zum Onboarding: Transparenz von Anfang an

Aus dem Homeoffice heraus Fragen zu stellen und Schwierigkeiten anzusprechen, ist um einiges schwieriger, als bei der Zusammenarbeit im gemeinsamen Büro. Hier können eben bei der Kaffeepause Unklarheiten beseitigt werden. Das ist beim digitalen Onboarding nicht möglich. Daher sollten Sie bewusst Räume für Feedback schaffen. Idealerweise stehen dafür ein fester Ansprechpartner oder Sie als Vorgesetzter zur Verfügung. Das schafft Vertrauen und fördert eine positive Arbeitsatmosphäre.

Onboarding-Prozess im Homeoffice: Wie geht es weiter?

Die größte Hürde des digitalen Onboardings ist geschafft, wenn der neue Mitarbeiter das Konzept angenommen hat und nach der ersten Woche zuversichtlich nach vorne blickt. Auch Sie können sich nach dieser Zeit ein besseres Bild von dem Teamzuwachs machen. Die wichtigsten Fragen sind geklärt und ihr Team kann sich wieder voll auf die Arbeit konzentrieren. Oder doch nicht? Tatsächlich ist das Onboarding nicht nach der ersten Woche abgeschlossen, sondern erst nach mehreren Monaten. Bezeichnend dafür ist die Länge der Probezeit von sechs Monaten. In dieser Zeit sollte auf beiden Seiten viel Raum für Fragen, Rücksprachen und Feedback geschaffen werden. Außerdem ist auch die enge Betreuung durch einen zuständigen Kollegen über die erste Woche hinaus eine ideale Voraussetzung für ein produktives Arbeitsverhältnis, das räumlich und manchmal sogar zeitlich voneinander getrennt ist. Nutzen Sie daher jede Möglichkeit zur Kommunikation, damit Ihr Team weiter auf Kurs bleibt. Viel Erfolg!