Mitarbeiter:innengespräch: Wie Sie sich am besten darauf vorbereiten

Das Mitarbeitergespräch etabliert sich immer mehr in modernen Firmen. Statt strenger Hierarchien wird den Mitarbeitern mehr Stimmrecht zugestanden, Feedbackgespräche sollen zu diesem Arbeitsverhältnis auf Augenhöhe führen. Allerdings sieht die Realität oft anders aus. Das Personalgespräch ist vielerorts ein gefürchteter Termin im Kalender, der schnell erledigt werden will. Maximal als Jahresgespräch werden die Mitarbeiter zum Chef zitiert und erhalten Anweisungen, die nichts mit dem realen Arbeitsalltag zu tun haben. Die Ziele des Personalentwicklungsgespräches, Förderung und Anerkennung von Leistungen, bleiben dabei auf der Strecke.

Wie können Sie als Personaler oder Führungskraft in Ihrem Unternehmen das Mitarbeitergespräch wieder auf eine positive Ebene führen? Die zwei Schlüsselworte für dieses Ziel lauten Vorbereitung und Zielsetzung auf beiden Seiten. Nur durch diese zwei Schritte können Perspektiven, Leistung und Anerkennung positiv angesprochen werden. Die Rückmeldung zum Ist-Zustand des Mitarbeiters wird dann nicht mehr als Kritik empfunden, sondern als gezielte Hilfestellung und Förderung für die Aufgaben im Alltag. Aus diesem Grund empfehlen sich statt Jahresgesprächen auch regelmäßige kurze Zeitintervalle zwischen den Mitarbeitergesprächen. So können Probleme, aber auch Ideen und Perspektiven kurzfristig besprochen und aktiv angegangen werden.

Vorbereitung Mitarbeitergespräch: Inhalt und Organisation

Nach einem gelungenen Mitarbeitergespräch sollte das Verhältnis zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter besser sein als vor dem Gespräch. In der Realität sieht es aber oft anders aus: chaotische Gesprächsstrukturen, fehlende Vorbereitung auf beiden Seiten und emotionale Gespräche sind keine Seltenheit, sondern die Regel. Dem können Sie allerdings durch die folgenden Punkte zuvorkommen:

• Langfristige Festlegung des Orts und des Datums des Personalgespräches zusammen mit dem Mitarbeiter. Das signalisiert Wertschätzung.
• Zeitliche und inhaltliche Eingrenzung des Mitarbeitergespräches. Der Termin wird viel eher positiv wahrgenommen, wenn er nicht in ein mehrstündiges Gespräch ausufert.
• Entwicklung eines inhaltlichen Leitfadens für das Mitarbeitergespräch. Indem Sie vorher überlegen, welche Punkte unbedingt angesprochen werden sollten, können Sie den Verlauf einfacher führen.
• Fokus im Personalentwicklungsgespräch. Geht es Ihnen um persönliche Schwerpunkte oder um fachliche Potenziale? Sollen neue Ideen oder eine Verbesserung von bereits bestehenden Strukturen angesprochen werden? Nur wenn Ihr Ziel für das Personalgespräch klar definiert ist, können Sie den Verlauf entspannt führen.

Diese Punkte definieren Ihre Seite der Vorbereitung für das Mitarbeitergespräch. Durch diesen Leitfaden kann der Ablauf besser gestaltet werden. Vergessen Sie aber auch nicht, dass Ihr Mitarbeiter ebenfalls ein Interesse an bestimmten Themen mitbringt und reservieren Sie einen Teil des Gespräches für diese Anliegen.

Im Personalgespräch: 5 Tipps zur Gesprächsführung

Die Vorbereitung eines Mitarbeitergespräches erfordert nicht nur eine inhaltliche Vorbereitung und Fokussierung, um den Termin positiv zu gestalten. Auch die persönliche Komponente spielt eine große Rolle. Zu häufig fühlt sich Ihr Mitarbeiter bewertet und kommt dementsprechend mit negativen Gefühlen zum Personalentwicklungsgespräch. Auch wenn das zum Teil zutrifft, können Sie mit den folgenden Ratschlägen dafür sorgen, dass der Termin gerne wahrgenommen wird.

#1 Atmosphäre im Personalgespräch

Zu oft findet der Ablauf eines Mitarbeitergespräches klassisch am Schreibtisch des Chefs statt, während der Mitarbeiter auf einem unbequemen Stuhl sein Dasein fristet. Alleine die räumliche Verlegung des Personalgespräches kann wahre Wunder bewirken. Vereinbaren Sie diese sensiblen Gespräche lieber an einem neutralen Ort, bei dem sich beide Parteien auf Augenhöhe begegnen können. So entstehen ehrliche Feedbackgespräche, statt starre und wenig zielbringende Abläufe.

#2 Feedbackgespräch: Wahrnehmungen statt Tatsachen

Auch wenn Ihr Mitarbeiter klar definierte Ziele nicht erreicht hat: Vermeiden Sie konfrontierende Äußerungen und vermitteln Sie stattdessen eigene Wahrnehmungen. Sie sehen als Führungskraft immer nur die eine Seite der Medaille, Ihr Mitarbeiter bringt vielleicht eine ganz andere Perspektive mit in das Personalgespräch. Dieser Perspektive sollte ebenfalls Raum gegeben werden.

#3 Fairness: Die Grundlage für ein positives Mitarbeitergespräch

Fairness gehört zum Mitarbeitergespräch genauso wie die inhaltliche Vorbereitung durch einen guten Leitfaden. Dieses traditionelle Wort bedeutet im Kontext eines Feedbackgespräches: Respektieren Sie die Sichtweise Ihres Gegenübers und behandeln Sie Ihren Gesprächspartner so, wie Sie an dieser Stelle selber behandelt werden wollen. Dazu gehört es auch, Stärken und Erfolge zu nennen, die ihr Mitarbeiter erreicht und gezeigt hat.

#4 Transparenz

Selbstverständlich darf in einem Personalgespräch auch Kritik geäußert werden. Allerdings ist an diesem Punkt des Feedbackgespräches eins besonders wichtig: Transparenz. Ihr Mitarbeiter muss verstehen, wie Sie zu Ihrem Urteil gekommen sind, damit Ihre Kritik positiv umgesetzt werden kann. Achten Sie an diesem Punkt auch darauf, Mitglieder Ihres Teams nicht unbewusst gegeneinander auszuspielen. Ihre Informationen sollten aus unabhängigen Quellen stammen. Gerade bei einem Personalgespräch zum Ende der Probezeit sitzt Ihr Gegenüber auf besonders heißen Kohlen. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter nicht lange zappeln, sondern beginnen Sie das Gespräch direkt transparent mit Ihrer Entscheidung.

#5 Ziele und Ergebnisse festhalten

Ein Feedbackgespräch kann nur dann langfristig Erfolg haben, wenn Ziele und Ergebnisse des Personalgespräches festgehalten werden. So haben Sie beim nächsten Mitarbeitergespräch eine solide Grundlage, auf der Sie aufbauen können. Diese Zieldefinition kann zusammen mit dem Mitarbeiter entwickelt werden und hilft Ihnen auch langfristig dabei, ein Team zu führen. Für Mitarbeiter in der Probezeit lohnt es sich, das Mitarbeitergespräch bereits in der ersten Hälfte stattfinden zu lassen und zum Ende der Probezeit die Ziele zu überprüfen. Das macht Ihre Entscheidung, auch gegenüber einem Betriebsrat, solide und nachvollziehbar.

Feedbackgespräch: Diese Fragen sollten Sie stellen

Ein Gespräch zu führen, ist eine Kunst, die einiges an Übung erfordert. Gerade als junge Führungskraft kann diese Aufgabe ganz schön herausfordernd sein. Ein Tipp, der Ihnen dabei helfen kann, den Ablauf des Mitarbeitergespräches positiv zu führen, sind gezielte Fragen. Nehmen Sie sich daher genügend Zeit, Fragen für das Mitarbeitergespräch vorzubereiten. Die folgenden sechs Fragen sind ein guter Anhaltspunkt.

• Sind Sie mit den Zeitabständen zwischen den Mitarbeitergesprächen zufrieden? So finden Sie heraus, ob Ihr Mitarbeiter sich vielleicht eine engere Zusammenarbeit wünscht oder die Feedbackgespräche eher als lästig empfindet.
• Wie kommen Sie mit Ihrem Aufgabengebiet klar? So geben Sie Ihrem Gesprächspartner die Möglichkeit, ein kurzes Resümee zur aktuellen Situation zu ziehen.
• Gibt es Bereiche, in denen Sie sich weiterentwickeln wollen? Ein Feedbackgespräch sollte auch immer die Ideen und Visionen des Mitarbeiters berücksichtigen.
• Was ist eine Ihrer aktuellen Herausforderungen? Das ist die Chance, schwierige Punkte von selber zu entdecken. So können Sie Hilfestellung leisten, statt Kritik zu üben.
• Haben Sie Spaß an Ihrer Position? Und wenn das nicht der Fall ist: Warum?
• Wie können wir Ihnen bei Ihrer Weiterentwicklung helfen? Ein ehrliches Feedbackgespräch beinhaltet auch Kritik des Mitarbeiters. Beherzigen Sie realistische Anforderungen.