Fehlbesetzung von Mitarbeitern - So können Sie falsche Neueinstellungen vermeiden

Recruiting stellt Unternehmen immer mehr vor Herausforderungen: Fachkräftemangel und zeitintensive Einstellungsverfahren rauben Ressourcen, bevor der neue Mitarbeiter überhaupt zum Unternehmenserfolg beitragen kann. Nicht selten vergehen mehrere Monate bis zu einer Neueinstellung. Dabei geht die Firma ein großes Risiko ein: Trotz Lebenslauf und einem persönlichen Gespräch kann sich der neue Mitarbeiter nach Wochen oder wenigen Monaten als Fehlbesetzung herausstellen. Diese falsche Personalentscheidung hat langwierige Konsequenzen, nicht nur aus finanzieller Perspektive.

Um Ressourcen des Unternehmens zu schonen und die Kosten im Vergleich zum Unternehmenserfolg effektiv zu managen, sind daher kluge Personalentscheidungen fundamental wichtig. Aber wie können Sie als Personaler bei der Neueinstellung das Risiko einer Fehlbesetzung minimieren? Der erste Schritt hin zu einem risikoarmen Einstellungsprozess ist die bewusste Akzeptanz der Möglichkeit einer Fehlbesetzung. Auch darüber hinaus gibt es konkrete Schritte, die Ihnen helfen, einer Fehlbesetzung vorzubeugen.

Aber was genau ist eigentlich das Risiko einer Fehlbesetzung und warum sollten Sie falsche Personalentscheidungen unbedingt vermeiden? Wie können Sie im Vorstellungsgespräch den potentiellen neuen Mitarbeiter unter die Lupe nehmen? Und welche Regeln helfen Ihnen generell im Recruiting dabei, Fehlbesetzungen vorzubeugen? Hier finden Sie konkrete Schritte und Hinweise, um zukünftig den Einstellungsprozess weniger fehleranfällig zu gestalten.

Risiko Fehlbesetzung: Alles halb so schlimm?

Warum stellt eine Fehlbesetzung eigentlich ein großes Risiko für das Unternehmen dar? Schließlich ist genau dafür die Probezeit gedacht. Falls es in dieser Zeit zwischen Team, Vorgesetztem und Mitarbeiter nicht passt, kann die Personalentscheidung mit einer kurzen Kündigungsfrist wieder rückgängig gemacht werden. Auch wenn das stimmt, ist eine Fehlbesetzung dennoch mit großen Kosten und auch personellen Konsequenzen verbunden. Die folgenden Gründe zeigen Ihnen, warum:

• Verlorene Kosten für Anzeigenschaltung sowie Arbeitszeit der HR-Fachkraft. Bis zur erfolgreichen Einstellung eines Mitarbeiters können mehrere Monate vergehen, die das Unternehmen bares Geld kosten.
• Vakanz der Stelle und dadurch entstehende Lücken im Team. Nicht nur während der Mitarbeitersuche, sondern auch danach: Die zu erfüllenden Aufgaben können nicht oder nicht zufriedenstellend erledigt werden.
• Einarbeitungszeit und Arbeitszeit des Mentors sind umsonst. Auch hier investiert das Unternehmen in eine Neueinstellung, die sich nicht rentiert.
• Risiko für die soziale Struktur des Teams. Eine Fehlbesetzung anzusprechen, ist keine einfache Aufgabe und häufig emotional belegt. Das kann im schlechtesten Fall das gesamte Team negativ beeinflussen.
• Hohe Fluktuation im Team und wechselnde Ansprechpartner für Kunden. Instabilitäten im Team haben negative Effekte über den Kostenfaktor hinaus.

Eine Fehlbesetzung hat aus diesen Gründen nachweislich mehr negative Effekte als den Abbruch einer Probezeit. Auch aus der Sicht des neuen Mitarbeiters ist eine frühzeitige Beendigung des neuen Arbeitsverhältnisses nicht positiv. Grund genug, dem Einstellungsprozess die Aufmerksamkeit zu widmen, die er verdient.

Strategie für das Vorstellungsgespräch: Tipps für Personalentscheidungen

Das wichtigste Entscheidungskriterium für den neuen Mitarbeiter ist das Vorstellungsgespräch. Hier lernen sich beide Seiten persönlich kennen. Nicht selten findet die anschließende Neueinstellung aber aufgrund subjektiver Kriterien statt, was ein großes Risiko darstellt. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, das Bewerbungsgespräch objektiv messbar zu gestalten.

• Struktur des Bewerbungsgespräches. Viele Personalverantwortliche führen das Gespräch und entscheiden sich anschließend aus dem Bauch heraus. Obwohl das Bauchgefühl ein wichtiger Indikator ist, kann es täuschen. Besser ist ein geplantes Vorstellungsgespräch, das alle relevanten Informationen abklopft.
• Definition von Auswahlkriterien vor den Bewerbungsgesprächen. Ein Kriterienkatalog hilft dabei, die potenziellen Mitarbeiter*innen objektiv zu bewerten. Sind keine Anforderungen klar definiert, wird schnell subjektiv und situativ entschieden.
• Gestaltung des Gesprächsverlaufes zielgerichtet auf den einzelnen Kandidaten. Wenn Sie einen Mitarbeiter mit Führungsverantwortung suchen, sollten entsprechende Anforderungen wie Kommunikationsstärke, Selbstbewusstsein und Durchblick durch gezielte Fragen genau überprüft werden.
• Anwendung von Fragetechniken. Indem Sie gezielte Fragen an Ihren Kandidaten richten, erhalten Sie viel eher die gewünschten Informationen als bei Standardfragen. Dazu gehören zum Beispiel Alternativfragen, Multiple-Choice-Fragen oder Spiegelfragen. Locken Sie Ihren potentiellen Mitarbeiter aus der Reserve.

Die Vorbereitung so eines Vorstellungsgespräches erfordert einiges an Zeit. Allerdings ist dies nur einmalig pro Stelle notwendig und mindert das Risiko einer Fehlbesetzung enorm. Die Kosten für diese Vorbereitung rentieren sich daher auf lange Sicht.

Die 5 goldenen Recruiting-Regeln – Fehlbesetzungen vermeiden

#1 Recruiting im Team: Besprechung von Stellenprofilen

Neueinstellungen im Alleingang maximieren das Risiko einer Fehlbesetzung. Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen bereits bei der Formulierung der Stellenbeschreibung und Definition der Anforderungen. Auch eine Präsentation der Favoriten unter den Bewerbern und eine gemeinsame Entscheidung erhöht die Akzeptanz und den Erfolg der Einarbeitungszeit.

#2 Realistische und messbare Anforderungen an den Mitarbeiter

Statt schwammiger Beschreibungen und einer langen Anforderungsliste sollten Sie genau definieren, welche Fähigkeiten Ihr neuer Mitarbeiter unbedingt mitbringen sollte und welche optional sind. So maximieren Sie Ihre Chancen und bekommen mehr passgenaue Bewerbungen.

#3 Stellenanzeigen: Keine Kosten scheuen

Interessante Stellenanzeigen sprechen interessante Bewerber an. Fügen Sie daher viele interessante Details, eine genaue Jobbeschreibung und auch Informationen über den Arbeitsalltag im Team ein. Kosten, die Sie hier investieren, zahlen sich in Form von geeigneten Mitarbeitern aus.

#4 Entscheidungen treffen – Zügige Prozesse

Langwierige Personalentscheidungen ermüden nicht nur das Team und lassen die Stelle vakant, sondern schmälern auch Ihren Bewerberpool. Sobald Ihr Favorit feststeht, sollten Sie ein Angebot aussprechen. Ansonsten müssen Sie sich mit der Zweit- oder Drittwahl abfinden.

#5 Gehaltsrecherche – Effektives Recruiting

Ein Punkt, der bei Neueinstellungen häufig unterschätzt wird, ist die Attraktivität eines konkurrenzfähigen Gehalts. So ziehen Sie Kandidaten an, die bereits in dieser Position arbeiten und dementsprechend weder über- noch unterqualifiziert sind. Beides kann zu einer Fehlbesetzung führen. Informieren Sie sich daher in Gehaltstariftabellen von Gewerkschaften oder Konkurrenzunternehmen in der Region.