Einarbeitung: Was neuen Mitarbeitern wichtig ist

Dieser Artikel beschreibt, was der perfekte erste Arbeitstag für einen Mitarbeiter ist und welche Tipps man befolgen sollte. Was gehört zu jeder guten Einarbeitung? Wie viel Zeit braucht die Einarbeitung? Welche Informationen benötigt der neue Mitarbeiter? Und welche Strategien kann man entwickeln, um die Motivation des neuen Mitarbeiters direkt am ersten Tag zu fördern? Einarbeitung benötigt zwar einiges an Zeit, ist aber der Beginn eines guten oder schlechten Arbeitsverhältnisses und damit entscheidend.

Einarbeitung. Was neuen Mitarbeitern wichtig ist.

Einarbeitung ist für jeden neuen Mitarbeiter eine Erinnerung an die Klausuren im Studium. Sicheres Auftreten bei völliger Ahnungslosigkeit. Doch nicht nur der neue Mitarbeiter ist am ersten Arbeitstag verunsichert, auch das Unternehmen hat einige Hürden zu meistern. Denn die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters kann, wenn es gut läuft, der Beginn einer für beide Seiten lohnenden Partnerschaft werden. Oder es kann eben auch ganz schlicht danebengehen. Beide Seiten benötigen für die Einarbeitung eine gewisse Zeit und es muss ein Austausch an Informationen stattfinden. Was genau führt also zu einer erfolgreichen Einarbeitung und was wünscht sich der neue Mitarbeiter?

Der perfekte erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag ist nicht leicht. Die Wünsche und Ziele eines neuen Mitarbeiters sind dabei nicht schwer zu erraten, aber in der Realität umso schwerer umzusetzen. Eine große Rolle bei der Einarbeitung spielt die Integration, der „Wohlfühlfaktor“ unter den neuen Kollegen. Jedes Unternehmen hat seine eigene Mitarbeiterstruktur, die erst einmal herausgefunden werden möchte. Neben dem Fokus auf die Kollegen sind aber auch die Aufgaben zentraler Bestandteil jedes guten ersten Arbeitstages. Schließlich ist es hier wichtig, die Kompetenz aus dem Vorstellungsgespräch unter Beweis zu stellen und nicht den ersten Eindruck zu ruinieren.

Ein neuer Mitarbeiter muss also zwei Aufgaben gleichzeitig bewältigen. Er muss versuchen, es sich nicht direkt mit den neuen Kollegen zu verscherzen und gleichzeitig so kompetent wirken, wie es seinem anspruchsvollen Lebenslauf entspricht. Das klingt nicht einfach und das ist es auch nicht. Damit der neue Mitarbeiter also nicht während der Probezeit wieder davonläuft, gibt es einige Dinge, die das Unternehmen beachten kann, um die Einarbeitung zu erleichtern.

Chancen und Risiken bei der Einarbeitung

Bevor die Einarbeitung in einem Unternehmen geplant wird, sollten zwei Fragen beantwortet werden. Erstens was richtige Einarbeitung mit sich bringt. Und zweitens, was falsche Einarbeitung mit sich bringt. Die Konsequenzen sind für das Unternehmen nämlich in beiden Fällen von hoher Bedeutung. Gute Einarbeitung legt die Basis für eine gute Zusammenarbeit und eine langfristige Motivation des Mitarbeiters. Das geschieht schon am ersten Tag, indem wichtige Informationen strukturiert vermittelt werden und wertvolle Tipps gegeben werden. Dadurch kann der neue Mitarbeiter bereits nach kurzer Zeit direkt Aufgaben bewältigen und ein Erfolgserlebnis für sich verbuchen.

Schlechte Einarbeitung dagegen zieht nicht nur einen mangelnd motivierten Mitarbeiter nach sich, sondern hat auch langfristige Auswirkungen auf die Prozessqualität des Unternehmens. Eine logische Konsequenz von fehlenden Informationen ist eine hohe Fehlerrate, was in dem Fall nicht auf die Kompetenz des neuen Mitarbeiters zurückzuführen ist.

Die Einarbeitung ist also für das Unternehmen eine Chance, unmittelbar die Motivation ihres neuen Mitarbeiters zu beeinflussen und aktiv die weitere Zusammenarbeit zu stärken. Um diese Chance zu nutzen, gibt es einige Dinge, die auf jeden Fall beachtet werden sollten. Und einige Dinge, die auf gar keinen Fall passieren sollten.

Do´s bei der Einarbeitung

✓ Vorbereitung des ersten Eindruckes

Nicht nur der Mitarbeiter bereitet sich vor, sondern möglichst auch das Unternehmen und die neuen Kollegen. Eine gute Einarbeitung beginnt mit einer guten Begrüßung. Dazu gehört das Abholen des Mitarbeiters am Empfang, das Begleiten zu seinem neuen Arbeitsplatz und die gemeinsame erste Begrüßung neuer Kollegen.

✓ Einarbeitungsplan

Ein Einarbeitungsplan ist eine große Hilfe in den ersten paar Tagen, nicht nur für den neuen Mitarbeiter, sondern auch für das Unternehmen. Er hilft die Zeit sinnvoll zu strukturieren und die wichtigsten Informationen und Tipps bereitzustellen. Eine Vorbereitung im Team ist eine gute Gelegenheit abzuklären, welche Aufgaben dem neuen Mitarbeiter übertragen werden und wer sie in der Einarbeitungsphase erklärt. Außerdem ist die Vorbereitung der Einarbeitung eine gute Möglichkeit zum Reflektieren von möglichem Potenzial des neu besetzten Arbeitsplatzes.

✓ Einarbeitung im Team

Sehr häufig geschieht eine Einarbeitung durch eine einzelne Person. Dabei hat die Position des neuen Mitarbeiters immer mehrere Schnittstellen mit verschiedenen Kollegen und deren Aufgabenbereichen, die dem neuen Mitarbeiter ebenfalls Tipps und Informationen geben können. Deshalb ist es sehr wichtig, in den ersten Tagen eine Einarbeitung durch möglichst viele Teammitglieder zu ermöglichen und diese dafür auch frei zu stellen und Zeit einzuplanen. Das erhöht nicht nur die Akzeptanz des neuen Teammitglieds, es hilft auch den Kollegen sich mit den Kompetenzen des neuen Mitarbeiters vertraut zu machen.

✓ Vorbereitung des Arbeitsplatzes

Zu einem guten ersten Arbeitstag gehört für den neuen Mitarbeiter ganz besonders ein bereits eingerichteter Arbeitsplatz. Hier sollte der E-Mail Zugang bereits eingerichtet sein und das Einloggen in den persönlichen Firmenaccount ermöglicht werden. Nichts ist unangenehmer für den neuen Mitarbeiter, als wie ein Anfänger vor dem PC zu sitzen und nichts anfangen zu können, weil die IT nicht funktioniert. Mit ausreichender Vorbereitung kann man hier also eine ganze Menge erreichen.

✓ Feedback und Ansprechpartner

Auch sehr wichtig für das Ankommen im Unternehmen ist eine Person, die dem neuen Mitarbeiter für Fragen jederzeit zur Verfügung steht und wertvolle Tipps und Informationen geben kann. Außerdem gehört zu jedem guten Arbeitsbeginn auch die Möglichkeit, die ganzen neuen Eindrücke zu reflektieren. Hierfür bietet sich ein Feedbackgespräch am Ende der ersten Arbeitswoche an.

Dont´s bei der Einarbeitung

× Zu wenig Zeit

Der häufigste Fehler ist die Einarbeitung an einem einzigen Tag. Obwohl das immer noch gängige Praxis ist, zeigt sich häufig, dass zu wenig Zeit sowohl den neuen Mitarbeiter als auch die Kollegen überfordert. Der erste Tag sollte Raum geben, um die internen Unternehmensstrukturen zu verstehen, erste Kontakte und Erfolgserlebnisse zu vermitteln. Wenn stattdessen eine Informationsflut auf den neuen Mitarbeiter losgelassen wird, kann er die ganzen neuen Eindrücke und Informationen nicht richtig verarbeiten.

× Learning bei Doing

Dieser Grundsatz mag für Lernen allgemein gut sein, aber für einen neuen Arbeitsplatz ist er sehr ungeeignet. Learning bei Doing schließt nämlich eine sehr hohe Fehlerquote mit ein. Wenn es sich also nicht gerade um einen experimentellen Arbeitsplatz auf einem Forschungsschiff handelt, ist die bequeme Einstellung Learning by Doing nicht angebracht. Der neue Kollege braucht zu Beginn vor allem Erfolg und nicht Rückschläge, um sich wohlzufühlen.

× Alleingang des Neuen

Natürlich ist eine neue Person im Mitarbeitergefüge nicht alltäglich. Trotzdem sollte eine gute Unternehmenskultur dadurch geprägt sein, dass ein neuer Kollege aktiv eingebunden wird und von den anderen Mitarbeitern mit Tipps versorgt wird. Das erhöht nicht nur das Teamgefühl, sondern beugt schlicht und ergreifend auch einer Menge Fehlern vor. Ein Team gibt seinem neuen Mitarbeiter viel eher ehrliches Feedback, als eine Gruppe von Einzelgängern. Dieser Punkt ist sehr wichtig, um einer hohen Fluktuation während der Probezeit entgegen zu wirken.