Das müssen Sie beachten, wenn Sie einen Trainee einstellen

Die Suche nach Fachkräften gestaltet sich für Unternehmen immer schwieriger. Durch die wachsende Digitalisierung und internationale Ausrichtung verändert sich der Arbeitsmarkt stetig und auch die Ansprüche der Generation Y an ein Arbeitsverhältnis haben sich grundlegend geändert. Das zusammen mit der hohen Konkurrenz zwischen Arbeitgebern stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen im Recruiting. Zu hoch sind die Risiken, die eine Firma auf sich nimmt, indem Jobs unbesetzt bleiben. Eine Verringerung der Wettbewerbsfähigkeit, sinkende Produktivität und fehlende Innovation sind dabei nur die Spitze des Eisbergs. Um das zu verhindern, müssen neue Wege eingeschlagen werden. Einer dieser Wege ist ein Traineeprogramm. Dabei werden nicht nur zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen, sondern direkt ein ganzer Schwarm.

Aber welche Vorteile hat es eigentlich ganz genau für Ihr Unternehmen, ein Traineeprogramm anzubieten? Auf welche Punkte müssen Sie bei der Entscheidung achten, ob Sie einen Trainee einstellen oder nicht? Das sind Fragen, die Ihnen hier beantwortet werden. So erfahren Sie nicht nur, weshalb diese Recruitingmethode auf Ihr Unternehmen passen könnte, sondern direkt auch, wie Sie dies vorbereiten können.

Das Traineeprogramm: Vorteile für Arbeitgeber

Auf den ersten Blick profitieren die Trainees selbst am meisten von dieser vertieften Ausbildung. Auf den zweiten Blick gibt es bei einem Traineeprogramm allerdings auch viele Vorteile auf Seiten der Arbeitgeber. Die folgenden positiven Merkmale können Ihnen dabei helfen zu entscheiden, ob auch Ihr Unternehmen einen solchen Job in Zukunft anbieten möchte und kann:

• Neben interessanten Aufgaben und einem guten Gehalt spielt immer noch die Bindung an das Unternehmen eine hohe Rolle bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Trainees haben die Möglichkeit, eine Firma gänzlich kennen zu lernen, wobei sie intensiv begleitet werden. Dadurch entsteht im besten Fall eine positive Bindung, von der beide Seiten jahrelang profitieren.
• Mit der Einrichtung eines Traineeprogramms richten Sie sich als Arbeitgeber nach den Bedürfnissen der Generation Y wie mehr Flexibilität und Individualität. Absolventen direkt nach dem Studium wollen weiterlernen und genau das können sie als Trainee.
• Nicht nur der Trainee lernt Ihr Unternehmen kennen, sondern auch Ihre Mitarbeiter den Trainee. Da der Vertrag von vornherein meistens auf zwei Jahre begrenzt ist, können Sie nach Ablauf dieser Zeitspanne fundiert entscheiden, ob eine langfristige Einstellung im Sinne aller Beteiligten wäre.
• Während eines Traineeships lernen Sie die Stärken des Trainees kennen und können ihn als neuen Mitarbeiter so genau in der Position einsetzen, die am besten zu ihm passt. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit ist die Folge.
• Traineeprogramme sind begehrt. So müssen Sie nicht mehr Fachkräfte kostspielig anwerben, sondern bekommen mehr Bewerbungen ins Haus als Sie Jobs zu vergeben haben gibt.

Neben diesen Vorteilen ist das Anstellen eines Trainees natürlich auch mit Kosten und intensiver Vorbereitung verbunden. Schließlich ist eine solche Stelle nicht als normaler Job zu betrachten, sondern als weiterführende Ausbildung. Die folgenden vier Punkte helfen Ihnen daher dabei abzuschätzen, was bei der Einstellung eines Trainees auf Sie zukommt.

#1 Detaillierte Konzeption des Traineeprogramms

Der Erfolg des Traineeships steht und fällt mit einer guten Vorbereitung. Hier geht es nicht darum, einen Mitarbeiter schnellstmöglich einzuarbeiten, damit Aufgaben erledigt werden. Die Ausbildung eines Trainees will deswegen sorgfältig geplant werden, um optimal an ein Studium anschließen zu können. Achten Sie bei der Planung besonders auf folgende Punkte:

• Standard oder Individualität? Es gibt bereits erprobte und erfolgreiche Programme, die Trainees standardmäßig durchlaufen. Allerdings muss eingehend geprüft werden, inwieweit das in Ihrem Unternehmen möglich ist. Individuelle Anpassungen sind daher immer erforderlich.
• Fachübergreifend oder spezifisch? Trainees durchlaufen entweder alle Abteilungen und werden als Führungspersönlichkeiten ausgebildet oder werden durch eine intensive Weiterbildung in einem Fachgebiet Spezialisten. Hier muss von Unternehmen zu Unternehmen entschieden werden.
• Dauer des Programms. Je nach Größe und Netzwerk Ihrer Firma können bei einem Traineeprogramm bis zu 24 Monate sinnvoll sein.
• Die Rotation eines Trainees innerhalb der Firma will sinnvoll und präventiv geplant werden, damit alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen.

#2 Einrichtung einer Mentoringstruktur

Wenn Sie einen Trainee anstellen, sind klar definierte Ansprechpartner ein Erfolgsgarant für das gesamte Programm. Das reicht von einem Verantwortlichen, an den die Kandidaten ihre Bewerbung richten, bis hin zu fachspezifischen Ansprechpartnern im gesamten Unternehmen, die der Trainee jederzeit ansprechen kann.

Dabei ist es der Einfachheit halber am besten, Verantwortliche für alltägliche und organisatorische Fragen zu definieren sowie fachliche Fragen davon zu trennen. Die ausgewählten Personen sollten Ihrer Funktion zustimmen und entsprechend ausgebildet werden. Das garantiert während des Traineeprogramms für beide Seiten den größten Nutzen.

#3 Etablierung einer Feedbackstruktur

Genauso wie die fachliche und organisatorische Begleitung ist die inhaltliche Rücksprache essentiell, um Lernen auf beiden Seiten zu ermöglichen. Trainees sollten daher immer die Möglichkeit haben, in regelmäßigen Mitarbeitergesprächen Feedback zu erhalten und währenddessen auch selbst den Einsatz zu reflektieren.

Vor dem Anstellen eines Trainees sollte daher abgeklärt werden, wie oft und in welcher Form Feedbackrunden ermöglicht werden können. Diese Treffen sollten immer zusammen mit einem Mentor und wenn möglich auch gemeinsam mit Fachpersonal aus dem Unternehmen durchgeführt werden. Um weitgehende Objektivität zu ermöglichen, sind vorher festgelegte Fragen eine große Hilfe.

#4 Rahmenbedingungen: Trainee oder Praktikanten

Ein Grund für die wachsende Beliebtheit von Traineeprogrammen ist die weiterführende Ausbildung, allerdings bei einem höheren Verdienst im Gegensatz zum Studium. Das Gehalt ist damit ein Maßstab für die Qualität eines Traineeships. Unternehmen, die Trainees als Edelpraktikanten betrachten, entlohnen deutlich unter dem marktüblichen Niveau, was sich direkt auf die Bewerberzahl und Qualität auswirkt.

Ein Trainee sollte im Gegensatz zum Praktikanten als vollwertige Arbeitskraft mit Führungsperspektive in dem Unternehmen betrachtet werden. Alleine schon aus diesem Grund lohnt sich ein attraktives Arbeitsverhältnis, um die top ausgebildete Führungskraft auch langfristig an das Unternehmen zu binden.

Sowohl das Gehalt als auch die Rahmenbedingungen im Vertrag des Trainees sollten sich daher kaum von den Bedingungen für Direkteinsteiger unterscheiden. In diesem Fall erreichen Sie mit einem Traineeprogramm genau das, wofür sich der Aufwand lohnt: Sie sprechen hoch qualifizierte Absolventen an, die Sie durch ein mehrmonatiges Programm als Trainee in Ihrem Unternehmen weiter ausbilden und langfristig positiv einsetzen können.