Das müssen Sie beachten, wenn Sie eine:n Praktikant:in einstellen

Eine Praktikantenstelle bietet für eine:n Arbeitgeber:in viele Vorteile. Neben der tatsächlichen Hilfe durch Praktikant:innen kommt auch das Ausbildungsverhältnis dem Unternehmen häufig zugute. Schließlich ist es für beide Seiten von Vorteil, voneinander lernen zu können.

Eine Praktikant:innenstelle ist aber auch ein großer Schritt, der sorgfältig vorbereitet werden muss. Es gibt zwar keine gesetzlichen Regelungen zur Qualifikation eines Betriebes für eine Praktikant:innenstelle.

Und auch die Unternehmensform spielt keine Rolle, da sowohl große Unternehmen, Freiberufler:innen oder auch kleine Start-Ups Praktikant:innen einstellen dürfen. Dennoch gibt es einige Regelungen, die Arbeitgeber:innen beachten und klären muss, bevor Sie eine:n Praktikant:in einstellen möchte.

Wenn Sie also darüber nachdenken, eine:n Praktikant:innen zu beschäftigen, können Ihnen die folgenden Punkte Aufschluss darüber geben, was Sie dabei beachten müssen.

Pflichtpraktikum oder freiwilliges Praktikum? Ein großer Unterschied.

Die erste Entscheidung, die intern im Unternehmen getroffen werden muss, ist die Wahl zugunsten einer bestimmten Praktikumsform.

Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten, die das Praktikum sowohl für Praktikant:in als auch für Arbeitgeber;in stark in den Rahmenbedingungen beeinflussen:

1. Das Pflichtpraktikum

Diese Form des Praktikums betrifft meistens Student:innen oder Schüler:innen. Im Rahmen des Studiums gehört das Pflichtpraktikum mit einer vorgeschriebenen Dauer zu der Ausbildung. In diesem Fall bleibt die Universität oder Schule Hauptarbeitgeber der Praktikant:innen. Dadurch hat der/die Praktikant:in bei einem Pflichtpraktikum während des Studiums weder Anspruch auf Urlaub, noch Entgelt. Die meisten Arbeitgeber:innen geben im Rahmen eines Pflichtpraktikums für Praktikant:innen ein Zeugnis aus. Ein Anspruch auf ein bewertetes Praktikumszeugnis besteht jedoch nicht.

2. Das freiwillige Praktikum

Bei einem freiwilligen Praktikum übernimmen Arbeitgeber:innen die Verantwortung der Hauptabeitgeber:innen. Das Unternehmen unterliegt in diesem Fall dem Berufsbildungsgesetz (BBiG), was bedeutet, dass Praktikant:innen Anspruch auf Urlaub, Vergütung und ein Zeugnis hat. Außerdem kann das Ausbildungsverhältnis im Rahmen eines Praktikums seitens der Praktikant:innen mit einer Frist von vier Wochen jederzeit gekündigt werden.

Der Praktikumsvertrag. Sicherheit für beide Seiten.

Sobald die Entscheidung zugunsten einer der beiden Praktikumsformen gefallen ist, sollte ein Arbeitsvertrag entwickelt werden, der Rechte und Pflichten beider Seiten definiert. Zwar besteht hierfür keine rechtliche Verpflichtung. Trotzdem ist ein Arbeitsvertrag ein wichtiges Dokument, das Uneinigkeiten vorbeugt.

Besonders folgende Punkte sind dabei besonders zu beachten:

• Dauer des Praktikums
• Wöchentliche Arbeitszeit
• Arbeitszeiten
• Vergütung
• Urlaubstage
• Regelungen im Krankheitsfall
• Aufgabengebiete
• Verschwiegenheitsklausel über firmeneigene Interna

Rechtliche Voraussetzungen für die Einstellung von Praktikant:innen

Besonders bei Überlegungen zur Schaffung von langfristigen Praktikumsstellen kann es Sinn machen, eine Zusammenarbeit mit einem Steuerberater zu erwägen.

Sobald Arbeitgeber:innen Praktikant:innen beschäftigen, unterliegen deren Beiträge zum Erfolg des Unternehmens bestimmten Regelungen und Pflichten. Diese gilt es im Vorfeld abzuklären.

Auch im Hinblick auf die Verschwiegenheitsklausel lohnt ein Gespräch mit der Steuerberatung, um geltende Datenschutzgesetze zu beachten.

Krankheit oder Unfall. Wer zahlt?

Das Versicherungsverhältnis hängt von der Form des Praktikums ab. Bei einem freiwilligen Praktikum haben Arbeitgeber:innen die Aufgabe Versicherungsbeiträge zu entrichten, da sie als Hauptarbeitgeber gilt. Praktikant:innen dagegen, die studieren und ein Pflichtpraktikum absolvieren, sind über die Universität versichert. Bzw. über die staatliche Krankenversicherung, die als Student:in abgeschlossen werden muss.

Kein Anspruch aber Bonus: die Entscheidung des Unternehmens für Pflichtpraktikant:innen

Unternehmen, die sich entschlossen haben, Pflichtpraktikant:innen zu beschäftigen, müssen rechtlich gesehen weder Urlaub noch Entgelt gewähren. Für viele Studierende stellt diese Regelung ein großes Problem dar. Nicht selten wird nämlich für ein Praktikum der Wohnort gewechselt, oder sogar ein ganzes Semester eingeplant, was finanziell eine enorme Belastung darstellt.

Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen dazu, auch Pflichtpraktikant:innen zu entlohnen um weiterhin motivierte Nachwuchsfachkräfte für ihr Unternehmen zu gewinnen. Auch ein Praktikum nach dem Studium kann sinnvoll sein, warum erklären wir hier.

Folgende Entscheidungen können dabei für die zwei größten formalen Punkte getroffen werden:

• Entlohnung

Statt des Mindestlohnes entscheiden sich viele Unternehmen für eine Aufwandsentschädigung als Beiträge zu den Kosten für Praktikant:innen. Diese liegt üblicherweise bei 520 Euro monatlich, variiert aber je nach Dauer und Umfang des Praktikums.

Da gerade der Lohn ein wichtiger Faktor für Bewerber:in ist, lohnt es sich für das Unternehmen in diesem Punkt weise zu entscheiden. Qualifizierte Fachkräfte wissen auch bereits im Studium, was sie wert sind. Und was nicht.

• Urlaub

Auch Urlaub ist bei einem Pflichtpraktikum gesetzlich nicht vorgeschrieben. Allerdings ist es bei einer langen Dauer des Praktikums eine gute Entscheidung, Urlaub zu ermöglichen. 2 Tage pro Monat sind dabei der gängige Richtwert.

Wenn es losgeht: Aufgaben und Umgang mit den Praktikanten

Das Bild der Praktikant:innen hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Haben früher die Praktikant:innen lediglich Beiträge zum Kaffeekonsum der Mitarbeiter:in geleistet, gelten sie heute nicht selten als vollwertige Mitarbeiter:innen im Unternehmen. Natürlich können Praktikant:innen nicht direkt die verantwortungsvollsten Aufgaben anvertraut werden, dennoch sollten auch sie sich mit anspruchsvollen Aufgaben beschäftigen.

Folgende Do‘s und Don‘ts geben einen kleinen Überblick zum Umgang mit Praktikant:innen:

Do's:

✔ Betreuung eigener Projekte während des Praktikums

✔ Klare Zieldefinition des Praktikums

✔ Abgleich der Erwartungen durch Feedbackgespräche

✔ Komplexe und anspruchsvolle Aufgaben

✔ Einbindung der Praktikant:innen in Teamaktivitäten

Don'ts:

✘ Praktikant:innen als günstige Hilfskräfte einstellen

✘ Reduzierung der Beiträge der Praktikant:innen auf reines Zusehen

✘ Eintönige und gleichförmige Aufgaben

✘ Mangelndes Interesse am Erfolg der Praktikant:innen während des Praktikums

✘ Keine oder wenig Arbeit

Schnell wird deutlich: Praktikant:innen wollen gefordert und gefördert werden. Genau wie reguläre Mitarbeiter:inndn. Das Praktikum sollte idealerweise eine Hilfe beim Karriereeinstieg sein. Um das zu gewährleisten, ist eine intensive Vorbereitung der Praktikumsstelle erforderlich.

Nach dem Praktikum: das Praktikumszeugnis

Häufig vertraglich vereinbart, stellt das Praktikumszeugnis für die Praktikant:innen einen wichtigen Meilenstein dar. Mit diesem Dokument kann er nicht nur die Angaben im Lebenslauf belegen. Sondern auch beim Berufseinstieg durch praktische Erfahrung glänzen. Außerdem gibt das Zeugnis im besten Fall Aufschluss über die persönliche Eignung eines Bewerbers, etwas, das beim Berufseinstieg von entscheidender Bedeutung ist.

Verständlicherweise ist das Praktikumszeugnis nach erfolgreichem Abschluss des Praktikums also eine Pflicht für jede:n Arbeitgeber:in, um zufriedene Praktikant:innen gehen zu lassen. Oder im besten Fall zu übernehmen.

Folgende Punkte gehören daher in jedes gute Arbeitszeugnis:

✔ Eine kurze Beschreibung des Unternehmens. Bei Bewerbungen wird dadurch eine problemlose, fachliche Einordnung der praktischen Erfahrung gewährleistet.

✔ Nennen des Tätigkeitsbereiches und der Hauptaufgabe.

✔ Eine konkrete Tätigkeitsbeschreibung durch Nennen der verschiedenen Aufgaben.

✔ Einordnung der fachlichen Kompetenzen. Ist der/die Praktikant:in für diesen Fachbereich geeignet?

✔ Einordnung der sozialen Kompetenzen. Ist der/die Praktikant:in teamfähig, stressresistent, kommunikativ etc.?

✔ Erfolge während des Praktikums

✔ Wünsche und Anregungen für die Zukunft